M365

Datenresidenz (Data Residency und Multi-Geo)

Allgemeine Infos

Datenresidenz beschreibt, wo Kundendaten eines Microsoft-365-Tenants im Ruhezustand gespeichert sind. Der Standort richtet sich nach dem Land, das bei der Tenant-Erstellung angegeben wurde. Für einen Tenant mit Rechnungsadresse in Deutschland ist das in der Regel die Geografie Deutschland bzw. Europa. Den aktuellen Standort pro Dienst zeigt das Admin Center unter Einstellungen > Organisationsprofil > Datenspeicherort.

Die EU Data Boundary ist eine Zusage von Microsoft, Kundendaten und personenbezogene Daten für Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 und Power Platform innerhalb von EU und EFTA zu speichern und zu verarbeiten, mit dokumentierten Ausnahmen. Sie gilt automatisch für Tenants in EU- und EFTA-Ländern.

Für strengere Anforderungen gibt es zwei Add-ons: Multi-Geo verteilt Benutzerdaten innerhalb eines Tenants auf mehrere Geografien. Advanced Data Residency (ADR) gibt eine Speicherzusage für ein bestimmtes Land wie Deutschland oder die Schweiz und deckt mehr Dienste ab. Wichtig: Wer Multi-Geo kauft oder nutzt, fällt laut Microsoft nicht mehr unter die EU Data Boundary.

Datenresidenz ist nicht gleich Datenschutz oder digitale Souveränität. Sie beantwortet nur die Frage nach dem Speicherort, nicht nach Zugriffsrechten oder anwendbarem Recht.

Funktionsweise & Details

Die Ebenen der Datenresidenz bauen aufeinander auf:

  1. Product Terms: Für Kerndienste wie Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams sagt Microsoft die Speicherung in der Tenant-Geografie vertraglich zu.
  2. EU Data Boundary: Erweitert die Zusage auf Verarbeitung, Protokolldaten (pseudonymisiert) und Professional-Services-Daten innerhalb von EU und EFTA. Rechenzentren stehen u. a. in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Irland und den Niederlanden.
  3. Multi-Geo: Ein Tenant besteht aus einer primären und einer oder mehreren Satelliten-Geografien. Über das Attribut PreferredDataLocation (z. B. DEU, CHE, EUR) legst Du pro Benutzer fest, wo Postfach, OneDrive und Teams-Daten liegen.
  4. Advanced Data Residency: Lokale Speicherzusage für die Default-Geografie des Tenants, zusätzliche Dienste (u. a. Defender for Office P1, Teile von Purview, Microsoft 365 Copilot) und priorisierte Tenant-Migration in die lokale Geografie. Die EU als Ganzes ist keine ADR-Geografie.

Vorteile & Nutzen

  • Nachvollziehbarer Speicherort für Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgenabschätzung und Kundenanforderungen
  • EU Data Boundary ohne Zusatzkosten deckt für die meisten DACH-Unternehmen die üblichen Anforderungen ab
  • Multi-Geo erfüllt Länderanforderungen internationaler Konzerne, ohne den Tenant aufzuteilen
  • ADR liefert eine vertragliche Länderzusage, etwa für Behörden, Gesundheitswesen oder Banken in Deutschland und der Schweiz

Praxisbeispiel

Ein Medizintechnik-Hersteller aus Baden-Württemberg mit Tochtergesellschaft in Zürich muss für Schweizer Kliniken nachweisen, wo Projektdaten liegen. Die Prüfung zeigt, dass der Tenant in der Geografie Deutschland und innerhalb der EU Data Boundary liegt. Für die Schweizer Mitarbeitenden wird statt Multi-Geo zunächst geprüft, ob die EU-Data-Boundary-Zusage den Kliniken genügt, weil Multi-Geo den Tenant aus der EU Data Boundary herausnehmen würde.

Worauf sollte man achten?

  • Datenstandort im Admin Center prüfen und mit dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren
  • Vor einem Multi-Geo-Kauf klären, ob der Verlust der EU-Data-Boundary-Zusage für den gesamten Tenant akzeptabel ist
  • Bei ADR beachten, dass alle bezahlten Lizenzen des Tenants abgedeckt sein müssen, das wirkt sich deutlich auf die Kosten aus
  • Support-, Diagnose- und Telemetriedaten sowie die dokumentierten EUDB-Ausnahmen gesondert bewerten
  • Datenresidenz nicht mit Schutz vor Zugriff durch Drittstaaten gleichsetzen und Entscheidungen mit Datenschutzbeauftragten abstimmen

Lizenz & Verfügbarkeit

Die Standard-Datenresidenz nach Product Terms und die EU Data Boundary gelten ohne Zusatzlizenz. Multi-Geo ist ein Add-on pro Benutzer für Microsoft 365 F1/F3/E3/E5/E7, Office 365 E1/E3/E5 und einzelne Exchange-, SharePoint-, OneDrive- und Teams-Pläne, nicht für Business- und Education-Pläne. Im EA und CSP gilt eine Mindestmenge von 5 % der berechtigten Benutzer. Advanced Data Residency ist ein Add-on für Enterprise-, Business- und ausgewählte Education-Pläne und muss 100 % der bezahlten Lizenzen abdecken. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Für die meisten Unternehmen im DACH-Raum reicht die EU Data Boundary. Multi-Geo und Advanced Data Residency sind Werkzeuge für klare Länderanforderungen und sollten erst nach Abstimmung mit Datenschutz und Einkauf gewählt werden.

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