Support & Automatisierung

Dokumentationsstandard

Allgemeine Infos

Ein Dokumentationsstandard regelt, was die IT dokumentiert, in welcher Form, wo und durch wen. Dazu gehören Vorlagen für Systemdokumentation, Netzwerkpläne, Betriebshandbuch, SOPs und Notfallhandbuch, Namenskonventionen für Server, Gruppen und Richtlinien, Ablageorte, Versionierung, Freigabe und Prüfintervalle.

Ohne Standard entsteht Dokumentation in Word-Dateien, Wikis und Notizen ohne Struktur und ohne Aktualität. Für Audits nach ISO 27001 und für NIS2-Pflichten wie Notfallmanagement und Zugriffskontrolle ist nachweisbar gepflegte Dokumentation Voraussetzung.

Abgrenzung: Der Dokumentationsstandard ist die Regel, das IT-Betriebshandbuch und die Knowledgebase sind Ergebnisse, die nach dieser Regel entstehen. Als Ordnungsrahmen für Dokumentarten eignet sich z. B. das Diátaxis-Modell mit Tutorials, Anleitungen, Referenz und Erklärung.

Funktionsweise & Details

Ein Dokumentationsstandard umfasst typischerweise:

  1. Dokumentarten und Zweck: Systemsteckbrief, Betriebshandbuch, SOP, Runbook, Netzwerkplan, Notfallhandbuch, Entscheidungsprotokoll.
  2. Vorlagen mit Pflichtfeldern: Zweck, Verantwortlicher, Abhängigkeiten, Zugänge (Verweis auf Passwortmanager), Wiederherstellung.
  3. Namenskonventionen: z. B. für Server, Entra-Gruppen, Intune-Richtlinien und Conditional-Access-Regeln.
  4. Ablage und Berechtigungen: z. B. SharePoint-Bibliothek mit Versionierung, Wiki oder Dokumentationssystem, Notfallhandbuch zusätzlich offline.
  5. Pflegeprozess: Jede Änderung über einen Change Request aktualisiert die betroffene Doku, jährliche Prüfung mit Datum.

Vorteile & Nutzen

  • Vertretung und Fehlersuche gehen schneller, weil Informationen an einem bekannten Ort in bekannter Form liegen
  • Einheitliche Namen machen Richtlinien und Gruppen ohne Rätselraten verständlich
  • Audits und Prüfungen lassen sich mit vorhandenen Dokumenten statt mit Ad-hoc-Recherche beantworten
  • Das Notfallhandbuch ist im Ernstfall nutzbar, weil es geprüft und offline verfügbar ist

Praxisbeispiel

Ein Familienunternehmen der Oberflächentechnik mit 160 Mitarbeitenden bereitete sich auf NIS2 vor und fand Dokumentation in fünf verschiedenen Ablagen. Die IT definierte einen Dokumentationsstandard mit sechs Vorlagen, einer SharePoint-Bibliothek mit Versionierung und Namenskonventionen für Gruppen und Richtlinien. Innerhalb eines Quartals wurden alle Kernsysteme nach Vorlage dokumentiert, das Notfallhandbuch liegt zusätzlich ausgedruckt im Tresor.

Worauf sollte man achten?

  • Wenige, kurze Vorlagen festlegen, zu umfangreiche Vorlagen werden nicht ausgefüllt
  • Zugangsdaten nie in der Dokumentation speichern, sondern auf den Passwortmanager verweisen
  • Dokumentationspflege an den Change Request koppeln, sonst veraltet sie nach dem ersten Update
  • Notfalldokumentation so ablegen, dass sie auch bei Ausfall von Microsoft 365 oder nach einem Ransomware-Angriff erreichbar ist

Fazit

Ein Dokumentationsstandard macht IT-Wissen auffindbar und prüffähig. Starte mit wenigen Vorlagen und koppele die Pflege fest an Deine Änderungsprozesse.

Weiterführende Links

Verwandte Artikel