M365

Exchange Online

Allgemeine Infos

Exchange Online ist die von Microsoft betriebene Cloud-Variante von Exchange und Bestandteil fast aller Microsoft-365- und Office-365-Pläne. Benutzer greifen mit Outlook für Windows und Mac, Outlook im Web oder Outlook Mobile zu. Zum Funktionsumfang gehören Benutzer-, freigegebene und Ressourcenpostfächer, Gruppenkalender, globale Adressliste, Archivpostfächer und der integrierte Basisschutz Exchange Online Protection (EOP).

Verwaltet wird über das Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com), das Microsoft 365 Admin Center, das PowerShell-Modul ExchangeOnlineManagement und Microsoft Graph. Mit einem lokalen Exchange Server ist ein Hybridbetrieb möglich, etwa für schrittweise Migrationen oder wenn Benutzer weiterhin aus dem lokalen AD verwaltet werden. Lokale Themen wie DAG oder Edge Transport behandeln die Exchange-Server-Einträge.

Wichtige Änderungen mit Datum: Basic Authentication für EAS, POP, IMAP, EWS, Remote PowerShell und Outlook ist seit Oktober 2022 abgeschaltet und nicht mehr aktivierbar. Für SMTP AUTH (Client Submission) bleibt Basic Auth bis Ende Dezember 2026 unverändert, dann wird es für bestehende Tenants standardmäßig deaktiviert (Admins können es vorerst wieder einschalten), das endgültige Abschaltdatum will Microsoft in der zweiten Jahreshälfte 2027 nennen. EWS wird seit 1. Oktober 2026 schrittweise deaktiviert und ab 1. April 2027 dauerhaft abgeschaltet. Das angekündigte External Recipient Rate Limit hat Microsoft im Januar 2026 abgesagt.

Funktionsweise & Details

Der Weg einer Mail durch Exchange Online:

  1. Eingehende Mails erreichen über den MX-Eintrag die EOP-Infrastruktur. Dort laufen Verbindungsfilter, SPF-, DKIM- und DMARC-Prüfung, Anti-Spam und Anti-Malware, bei Lizenz zusätzlich Defender for Office 365.
  2. Transportregeln (Mailflussregeln) und Connectoren steuern Sonderfälle, etwa Disclaimer, Weiterleitung an Archivlösungen oder Smarthost-Routing.
  3. Die Zustellung erfolgt ins Postfach. Aufbewahrung, Litigation Hold und Purview-Richtlinien greifen auf Postfachebene.
  4. Clients authentifizieren sich über Microsoft Entra ID mit Modern Authentication (OAuth 2.0), Conditional Access und MFA wirken dadurch auch auf Mailzugriffe.
  5. Anwendungen sollten statt EWS und SMTP AUTH mit Basic Auth die Microsoft Graph API oder SMTP AUTH mit OAuth nutzen.

Vorteile & Nutzen

  • Kein eigener Serverbetrieb: Patches, Hochverfügbarkeit und Datenbankpflege übernimmt Microsoft, der Aufwand für Exchange-CUs und Sicherheitsupdates entfällt.
  • Eng mit Teams, SharePoint und Entra ID verzahnt, etwa für Kalender in Teams-Besprechungen und Conditional Access auf Mailzugriffe.
  • Große Postfächer und ein automatisch erweiterbares Archiv bis 1,5 TB in Business Premium, E3 und E5 ersetzen viele PST-Dateien.
  • Hybridbetrieb ermöglicht schrittweise Migration ohne harten Stichtag für alle Benutzer.

Praxisbeispiel

Ein Metallverarbeiter mit 80 Postfächern betreibt noch Exchange Server 2016, dessen Support im Oktober 2025 endete. Die IT richtet mit dem Hybrid Configuration Wizard eine Hybridkonfiguration ein und verschiebt die Postfächer in drei Batches nach Exchange Online. Ein altes Scan-to-Mail-Gerät, das SMTP AUTH mit Basic Auth nutzt, wird vorab auf einen Connector mit fester IP umgestellt. Nach der Migration bleibt nur noch ein Exchange-Verwaltungsserver für die Empfängerverwaltung aus dem AD.

Worauf sollte man achten?

  • Geräte und Anwendungen mit SMTP AUTH vor Ende 2026 inventarisieren (Bericht im Exchange Admin Center) und auf OAuth, Connector oder Graph umstellen.
  • EWS-Abhängigkeiten von Drittanbieter-Tools (Archiv, CRM, Kalendersynchronisierung) jetzt prüfen, ab April 2027 gibt es keine Ausnahme mehr.
  • SPF, DKIM und DMARC für alle Mail-Domänen sauber einrichten, sonst landen eigene Mails bei Empfängern im Spam.
  • Für Exchange-Online-Daten ein Backup einplanen, Aufbewahrungsrichtlinien schützen nicht vor allen Verlustszenarien.
  • Admin-Konten mit phishingresistenter MFA und eigenen Cloud-Only-Konten absichern.

Lizenz & Verfügbarkeit

Exchange Online ist enthalten in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Office 365 E1/E3/E5 und Microsoft 365 E3/E5, zudem eigenständig als Exchange Online Plan 1, Plan 2 und Kiosk. Archivpostfach: 50 GB mit Plan 1 bzw. E1, automatisch erweiterbar bis 1,5 TB mit Business Premium, E3, E5, Plan 2 oder dem Add-on Exchange Online Archiving. Laut Licensing School erhielten die Business-Pläne im Juli 2026 zusätzlichen Postfachspeicher, die konkreten Grenzen je Plan prüfst Du in der Exchange Online Service Description. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Exchange Online ist für die meisten Organisationen der sinnvolle Standard für E-Mail. Die Hausaufgaben 2026 und 2027 sind klar: SMTP AUTH mit Basic Auth und EWS ablösen, bevor Microsoft sie abschaltet.

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