M365 Exchange Online | Cross-Tenant Free/Busy umstellen

Wenn Mitarbeiter in Mandant A die Verfügbarkeit von Kollegen in Mandant B sehen, läuft das bisher über EWS. Diese Schnittstelle wird abgeschaltet, und die Frist rückt näher: Message Center MC1446796 wurde am 20. Oktober 2026 aktualisiert.

Die finale EWS-Abschaltung ist der 1. April 2027, auch für Mandanten, die EWS bisher über die Ausnahme EWSEnabled weiterbetreiben. Ersatz ist die Cross-Tenant Access Policy. Diese Anleitung zeigt, wie du prüfst, ob du betroffen bist, und was die Umstellung ordnet.

Free/Busy, MailTips und Kalenderfreigabe zwischen Mandanten setzen auf EWS auf. Läuft die Schnittstelle nicht mehr, sieht Outlook Desktop bei Partnerfirmen im Terminplaner keine Verfügbarkeit mehr, MailTips der Gegenseite bleiben aus und freigegebene Kalender bleiben leer. Den Ausfall merkt niemand in der Konfiguration, sondern der Vertrieb im Kundentermin.

Der Rollout der Ersatzfunktion läuft weltweit seit August 2026. Laut Message Center sollen Free/Busy und MailTips voraussichtlich bis 15. September 2026 ausgerollt sein, die Kalenderfreigabe bis 30. Oktober 2026. Für GCC, GCC High und DoD ist der Rollout derzeit pausiert, Microsoft kündigt den Fortsetzungstermin im Message Center an.

Nicht betroffen sind Hybrid-Bereitstellungen und reine On-Premises-Szenarien. Für Hybrid empfiehlt Microsoft die Dedicated Hybrid App.

Betroffen ist eine Relationship, wenn Enabled den Wert True hat, FreeBusyAccessEnabled oder MailTipsAccessEnabled aktiv ist und der Partner Microsoft 365 nutzt. Sharing Policies regeln die externe Kalenderfreigabe:

Hier zählt, ob die Richtlinie aktiv ist, eine Domänenregel mit CalendarSharingFreeBusy-Zugriff enthält, einem Postfach zugewiesen ist und die Gegenseite in Microsoft 365 liegt. Auch die anonyme Kalenderveröffentlichung per URL (Regeln mit dem Präfix Anonymous:) gehört dazu.

Ein Fachblog nennt zusätzlich die Availability Address Spaces mit AccessMethod OrgWideFBToken:

Dieser dritte Prüfpunkt steht in der Message-Center-Fassung, die ich gelesen habe, nicht ausdrücklich. Er stammt aus einer Sekundärquelle. Führe ihn trotzdem aus, die Abfrage ist reine Leserechte-Arbeit.

Exportiere die Ergebnisse, bevor du etwas änderst:

Die Exporte sind dein Rückweg. Ohne sie weißt du nach der Umstellung nicht mehr, welche Partnerdomäne welche Freigabestufe hatte.

Nur Partner in Microsoft 365 sind betroffen. Gegenseiten mit lokalem Exchange behandelst du getrennt: Das Message Center verspricht dafür weitere Hinweise in künftigen Beiträgen. Teile die Liste deshalb in drei Gruppen: Microsoft-365-Partner, Hybrid-Partner und On-Premises-Partner.

Der Migrationsleitfaden von Microsoft beschreibt vier Schritte: aktuelle Konfiguration erfassen, neue Richtlinie einrichten, validieren und alte Konfigurationen entfernen. Den genauen Klickpfad für die Freigabeeinstellungen habe ich nicht verifiziert, weil ich den Leitfaden nicht gelesen habe.

Cross-Tenant Access arbeitet nach dem Prinzip gegenseitigen Vertrauens, der Zielmandant muss eingehend erlauben und der Heimatmandant ausgehend. Ob das bei der Kalenderfreigabe genauso gilt, steht in der Meldung nicht. Kläre es im Migrationsleitfaden und plane vorsorglich ein, dass der Partner mitzieht.

Teste mit einem Pilotnutzer und einem Partner: Verfügbarkeit im Terminplaner, MailTip beim Empfänger, Freigabe eines Testkalenders. Entferne erst danach die alte Organization Relationship und die zugehörige Sharing-Policy-Regel. Wer das Aufräumen vorzieht, riskiert, dass ein Partnerkontakt schlagartig keine Verfügbarkeit mehr sieht.

Die Umstellung ist kein Großprojekt, aber sie hängt an Absprachen mit Dritten. Das macht sie anfällig für Verzögerungen. Der Zeitplan hilft dir: Der Rollout der Ersatzfunktion endet für die Kalenderfreigabe am 30. Oktober, die Abschaltung kommt erst im April 2027. Dir bleiben also rund fünf Monate für Prüfung, Abstimmung und Tests.

Beginne mit der Inventur, nicht mit der Konfiguration. Wer die drei Abfragen heute ausführt und die CSVs ablegt, weiß, wie viele Partner betroffen sind. Bei null Treffern bist du fertig. Bei fünf Partnern planst du fünf Abstimmungen. Die Ausnahme EWSEnabled ist ein Aufschub, kein Ersatz: Sie gilt längstens bis zur finalen Abschaltung und lässt dich den Fehler nur später beheben.

Offen bleibt der genaue Konfigurationspfad. Lies dafür den Migrationsleitfaden von Microsoft, bevor du die erste Richtlinie anlegst. Und halte den Unterschied zu den anderen EWS-Themen im Kopf: Die Sperre für F1/F3-Lizenzen und die Migration-Properties sind eigene Baustellen.