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Exchange Retention Policies (MRM)

Allgemeine Infos

Exchange Retention Policies gehören zum Messaging Records Management (MRM) von Exchange Server und Exchange Online. Eine Aufbewahrungsrichtlinie bündelt Aufbewahrungstags (Retention Tags), die festlegen, was nach welcher Frist mit Elementen passiert: ins Archivpostfach verschieben, löschen mit Wiederherstellungsmöglichkeit oder endgültig löschen. Jedem Postfach ist genau eine Richtlinie zugewiesen.

Exchange liefert die Default MRM Policy mit, die zum Beispiel Elemente nach zwei Jahren ins Archiv verschiebt, sobald ein Archivpostfach aktiviert ist. Eigene Richtlinien ergänzen das für Abteilungen mit besonderen Fristen.

Abgrenzung: In Microsoft 365 gibt es zusätzlich Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen in Microsoft Purview, die dienstübergreifend für Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams gelten. Für Exchange Online empfiehlt Microsoft Purview als führendes System für Aufbewahrung; MRM bleibt dort vor allem für das Verschieben ins Archiv relevant. Lokal in Exchange Server ist MRM der einzige Weg.

Funktionsweise & Details

MRM arbeitet mit drei Tag-Arten und einem Assistenten:

  1. Standardrichtlinientags (DPT) gelten für alle Elemente ohne anderes Tag im Postfach.
  2. Aufbewahrungsrichtlinientags (RPT) gelten für Standardordner wie Gelöschte Elemente oder Junk-E-Mail.
  3. Persönliche Tags können Anwender in Outlook selbst Ordnern oder einzelnen Elementen zuweisen, etwa Nie verschieben oder Fünf Jahre löschen.
  4. Der Managed Folder Assistant verarbeitet die Postfächer regelmäßig im Hintergrund und führt die Aktionen aus; mit Start-ManagedFolderAssistant lässt sich ein Lauf gezielt anstoßen.
  5. Ein Litigation Hold oder eine In-Place-Sperre hat Vorrang vor Löschaktionen, gelöschte Elemente bleiben dann im Ordner Wiederherstellbare Elemente erhalten.

Vorteile & Nutzen

  • Automatisches Verschieben ins Archiv hält Hauptpostfächer klein und Outlook schnell.
  • Feste Löschfristen für Ordner wie Gelöschte Elemente reduzieren Datenbestand und Datenschutzrisiken.
  • Persönliche Tags geben Anwendern Kontrolle, ohne die zentrale Vorgabe aufzuheben.
  • Lokal in Exchange Server ohne zusätzliche Compliance-Plattform nutzbar.

Praxisbeispiel

Ein Steuerberatungsbüro mit 40 Mitarbeitenden verschiebt Mails nach zwei Jahren automatisch ins Archivpostfach und leert den Ordner Gelöschte Elemente nach 30 Tagen. Für Mandantenkorrespondenz mit steuerlicher Aufbewahrungsfrist hat die Kanzlei nach Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten keine Löschfrist gesetzt, stattdessen sichert ein Archivsystem die Mails revisionssicher. Die IT testet die Richtlinie zuerst an drei Postfächern und rollt sie dann für alle aus.

Worauf sollte man achten?

  • Rechtliche Aufbewahrungsfristen (etwa nach HGB und AO) vor jedem Löschtag mit Steuerberatung oder Rechtsabteilung klären.
  • In Exchange Online MRM und Purview-Aufbewahrung nicht ungeplant mischen; die Purview-Regeln zur Rangfolge (Aufbewahren schlägt Löschen) bewusst einplanen.
  • Neue Richtlinien zuerst an Testpostfächern prüfen, Löschaktionen lassen sich nicht rückgängig machen.
  • Der Managed Folder Assistant braucht Zeit; Änderungen wirken nicht sofort.
  • Aufbewahrungsrichtlinien ersetzen kein Backup, weil sie Daten nicht gegen Ausfall oder Verschlüsselung schützen.

Lizenz & Verfügbarkeit

MRM ist in Exchange Server SE mit der Standard CAL nutzbar; die Aktion Ins Archiv verschieben setzt ein Archivpostfach voraus, das eine Enterprise CAL braucht. In Exchange Online ist MRM in allen Plänen mit Exchange Online enthalten, das Archiv erfordert Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 mit Exchange Online Archiving. Purview-Aufbewahrungsrichtlinien sind separat lizenziert. Stand: Oktober 2026.

Fazit

MRM ist das Werkzeug für Archivierung und Löschfristen in Exchange, aber kein Backup. Lege früh fest, ob MRM oder Purview das führende System ist, und kläre Fristen vor dem ersten Löschtag.

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