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Lizenzmanagement

Allgemeine Infos

Lizenzmanagement ist der operative Teil des Software Asset Managements: Es erfasst, welche Lizenzen gekauft, zugewiesen und tatsächlich genutzt werden, und gleicht das mit Verträgen und Installationen ab. Ziele sind Compliance (keine Unterlizenzierung bei einem Hersteller-Audit), Kostenkontrolle (keine ungenutzten Abonnements) und Planbarkeit bei Verlängerungen.

In Microsoft 365 betrifft das vor allem Benutzerlizenzen wie Business Premium, E3 und E5 sowie Add-ons wie Microsoft 365 Copilot, Teams Phone oder Entra ID Governance. Werkzeuge sind das Microsoft 365 Admin Center (Lizenzübersicht, Nutzungsberichte), gruppenbasierte Lizenzierung in Entra ID, Microsoft Graph PowerShell (Set-MgUserLicense) und SAM-Tools wie Snow, Flexera oder Lansweeper für die Software auf Endgeräten.

Abgrenzung: Lizenzierung (z. B. CSP, NCE, Enterprise Agreement) beschreibt Bezugs- und Vertragsmodelle, Lizenzmanagement den laufenden Umgang mit den erworbenen Lizenzen. IT Asset Management ist der übergeordnete Rahmen.

Funktionsweise & Details

Lizenzmanagement läuft als Kreislauf:

  1. Bestand erfassen: Verträge, Abonnements, Laufzeiten und Kündigungsfristen, bei Microsoft z. B. aus Admin Center und CSP-Portal.
  2. Zuweisen: bevorzugt gruppenbasiert, damit Lizenzen der Rolle bzw. Abteilung folgen und beim Gruppenaustritt automatisch frei werden.
  3. Nutzung messen: Aktivitätsberichte im Admin Center und Anmeldedaten zeigen ungenutzte Lizenzen.
  4. Abgleichen: Installierte Software (aus Intune oder SAM-Tool) gegen gekaufte Lizenzen prüfen.
  5. Optimieren: ungenutzte Lizenzen entziehen, Pläne an Bedarf anpassen, Laufzeiten vor Verlängerung prüfen.
  6. Dokumentieren: Nachweise für Hersteller-Audits und Budgetplanung ablegen.

Vorteile & Nutzen

  • Ungenutzte Lizenzen werden sichtbar und können gekündigt oder umverteilt werden
  • Bei Hersteller-Audits liegen Nachweise vor, das vermeidet teure Nachlizenzierung unter Zeitdruck
  • Gruppenbasierte Zuweisung sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende automatisch die richtige Lizenz erhalten
  • Laufzeiten und Kündigungsfristen werden rechtzeitig erkannt, gerade bei Jahresverträgen im NCE-Modell

Praxisbeispiel

Ein Zulieferer der Medizintechnik mit 320 Mitarbeitenden stellte bei der Verlängerung fest, dass für 40 ausgeschiedene Mitarbeitende noch E3-Lizenzen bezahlt wurden. Die IT stellte auf gruppenbasierte Lizenzierung um, koppelte die Gruppen an den Offboarding-Prozess und prüft monatlich den Nutzungsbericht im Admin Center. Vor der nächsten Verlängerung lag die Zahl der Lizenzen passend zum Personalstand vor.

Worauf sollte man achten?

  • Lizenzen nicht direkt und gruppenbasiert gemischt zuweisen, sonst bleiben beim Gruppenaustritt direkte Zuweisungen stehen
  • Laufzeiten und Kündigungsfristen von Jahres-Abonnements im Kalender führen, weil Reduzierungen oft nur zum Laufzeitende möglich sind
  • Freigegebene Postfächer und Ressourcenkonten auf unnötig zugewiesene Lizenzen prüfen
  • Für Skripte die Microsoft Graph PowerShell SDK nutzen, die älteren MSOnline- und AzureAD-Module sind eingestellt

Lizenz & Verfügbarkeit

Die Lizenzverwaltung im Microsoft 365 Admin Center und per Microsoft Graph PowerShell ist ohne Zusatzkosten nutzbar. Gruppenbasierte Lizenzierung ist eine Funktion von Microsoft Entra ID. SAM-Tools wie Snow, Flexera oder Lansweeper werden als Abonnement nach Endpunkten oder Benutzern lizenziert. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Lizenzmanagement spart bei Cloud-Abonnements schnell bares Geld und schützt bei Audits. Koppele die Lizenzzuweisung an Gruppen und an Deinen On- und Offboarding-Prozess.

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