KI & AI

Microsoft 365 Copilot

Allgemeine Infos

Microsoft 365 Copilot ist der kostenpflichtige KI-Assistent für Microsoft-365-Geschäftskonten (früher Copilot for Microsoft 365). Er arbeitet in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Teams sowie in der Copilot-App, erstellt Entwürfe, fasst Meetings und Mailverläufe zusammen und beantwortet Fragen auf Basis von E-Mails, Dateien, Chats und Terminen, auf die der Benutzer Zugriff hat. Grundlage sind Microsoft Graph, die Intelligenzschicht Work IQ, Copilot Search und der semantische Index. Mit der Lizenz kommen Agenten mit Zugriff auf Arbeitsdaten, Copilot Analytics und SharePoint Advanced Management.

Microsoft unterscheidet laut Learn drei Stufen: Copilot Chat (Basic) ist in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten und arbeitet mit Webdaten, Organisationsdaten nur nach Upload oder bei geöffnetem Inhalt. Microsoft 365 Copilot (Basic) gibt Benutzern ohne Add-on einen Standardzugriff auf Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote, abhängig von der Dienstkapazität. Microsoft 365 Copilot (Premium) ist die Add-on-Lizenz mit priorisiertem Zugriff und automatischem Grounding in Arbeitsdaten. Darauf aufbauend gibt es nutzungsbasiert abgerechnete Funktionen wie Copilot Cowork und Copilot Code (Frontier).

Namensänderung: Microsoft führt das Produkt in der Dokumentation inzwischen als „Microsoft Copilot (formerly Microsoft 365 Copilot)“ und den Chat als „Microsoft Copilot Chat“. Zur Abgrenzung vom gleichnamigen Verbraucher-Copilot verwendet dieses Glossar weiter „Microsoft 365 Copilot“. Den kostenlosen Chat beschreibt der Eintrag Microsoft 365 Copilot Chat, die Vorbereitung des Tenants der Eintrag Copilot Readiness.

Funktionsweise & Details

Copilot arbeitet innerhalb der Sicherheits- und Compliance-Grenzen des Tenants:

  1. Der Benutzer stellt eine Anfrage in einer App oder im Copilot-Chat.
  2. Copilot reichert die Anfrage über Microsoft Graph und Work IQ mit Kontext aus Mails, Dateien, Meetings und Chats an, aber nur mit Inhalten, die der Benutzer selbst öffnen darf. Optional kommt eine Websuche hinzu, die Admins per Richtlinie steuern.
  3. Das Sprachmodell erzeugt die Antwort, Copilot prüft sie und gibt sie mit Quellenverweisen zurück. Microsoft wählt das Modell über einen Router (Auto, schnelle Antwort, tieferes Nachdenken), Anthropic-Modelle sind in bestimmten Erfahrungen als Unterauftragsverarbeiter verfügbar.
  4. Vertraulichkeitsbezeichnungen, DLP, Aufbewahrung und Audit aus Microsoft Purview gelten auch für Prompts und Antworten. Für EU-Benutzer bleibt die Verarbeitung im Rahmen der EU Data Boundary, Enterprise Data Protection gilt bei Anmeldung mit Entra-Konto.
  5. Admins steuern Copilot über die Copilot-Steuerelemente im Microsoft 365 Admin Center (Pins, Agenten, Bildgenerierung, Websuche), die Rolle KI-Administrator erlaubt das ohne globale Adminrechte.

Voraussetzungen sind ein Entra-ID-Konto, eine berechtigte Basislizenz, für Mail-Grounding ein Exchange-Online-Postfach sowie freigegebene Netzwerkendpunkte (*.cloud.microsoft, copilot.cloud.microsoft).

Vorteile & Nutzen

  • Spart Zeit bei Entwürfen, Zusammenfassungen von Meetings und langen Mailverläufen sowie bei der Suche nach Informationen im Tenant
  • Nutzt die bestehenden Berechtigungen und Purview-Richtlinien, es entsteht kein separater Datenpool
  • Läuft in den gewohnten Apps, Benutzer müssen kein neues Werkzeug lernen
  • Erweiterbar über Agenten aus Copilot Studio und SharePoint sowie Connectoren zu Drittsystemen
  • Copilot Analytics und das Copilot Dashboard in Viva Insights machen Nutzung und Wirkung messbar

Praxisbeispiel

Ein Maschinenbauer mit 400 Mitarbeitenden startet mit 30 Pilotanwendern aus Vertrieb, Einkauf und Projektleitung. Vorher bereinigt die IT mit SharePoint Advanced Management übermäßig freigegebene Websites, schränkt per Restricted Content Discovery zwei Personal-Websites ein und rollt Vertraulichkeitsbezeichnungen aus. Die Pilotgruppe erhält Copilot-Lizenzen und eine Prompt-Schulung, alle anderen nutzen Copilot Chat. Nach drei Monaten zeigt das Copilot Dashboard die Nutzung pro Abteilung, auf dieser Basis wird die Lizenzanzahl für Vertrieb und Projektleitung erhöht.

Worauf sollte man achten?

  • Übermäßig geteilte Dateien und Websites vor dem Rollout bereinigen, Copilot macht alles auffindbar, was ein Benutzer technisch lesen darf
  • Datenschutz-Folgenabschätzung, Betriebsrat und KI-Nutzungsrichtlinie vor der Einführung klären
  • Basislizenz prüfen: Copilot funktioniert nicht mit gerätebasierter Lizenzierung der Microsoft 365 Apps for enterprise
  • Ergebnisse immer prüfen lassen, Copilot kann Fakten falsch zusammenführen
  • Nicht pauschal alle lizenzieren: mit einem Pilot starten, Nutzung messen und dann gezielt erweitern

Lizenz & Verfügbarkeit

Microsoft 365 Copilot (Premium) ist ein Add-on pro Benutzer zu einer berechtigten Basislizenz, unter anderem Microsoft 365 E3, E5, F1, F3, Business Basic, Standard und Premium, Microsoft 365 Apps for business und for enterprise, Office 365 E1, E3, E5 und F3, Teams Enterprise und EEA, Exchange-Online-, SharePoint-, OneDrive-, Planner-, Project- und Visio-Pläne sowie Education-Pläne A1 bis A5. In Microsoft 365 E7 ist Copilot enthalten, zusammen mit Microsoft Entra Suite und Microsoft Agent 365. Microsoft Copilot Business ist eine Variante für Organisationen bis 300 Benutzer mit Business-Plänen und Jahresbindung. Copilot Chat (Basic) ist ohne Add-on in berechtigten Lizenzen enthalten, Agenten mit Arbeitsdaten laufen dort nur per Pay-as-you-go. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Microsoft 365 Copilot bringt den größten Nutzen, wenn Berechtigungen, Datenklassifizierung und Schulung vor dem Rollout stehen. Starte mit einem gezielten Pilot und erweitere auf Basis der gemessenen Nutzung.

Weiterführende Links

Verwandte Artikel