M365

Microsoft Forms

Allgemeine Infos

Microsoft Forms erstellt Umfragen, Anmeldeformulare, Abstimmungen und Quizze im Browser (forms.cloud.microsoft). Formulare lassen sich auf die eigene Organisation beschränken oder für externe Teilnehmer ohne Anmeldung öffnen. Antworten werden automatisch zusammengefasst und lassen sich nach Excel exportieren bzw. live mit einer Excel-Arbeitsmappe synchronisieren.

Forms ist in Teams (Umfragen in Chats und Besprechungen), SharePoint-Seiten und Power Automate eingebunden. Ein typisches Muster ist ein Formular, dessen Antworten per Flow eine Genehmigung starten oder einen Eintrag in einer SharePoint-Liste anlegen.

Abgrenzung: Forms eignet sich für einfache Datenerfassung. Für Prozesse mit Statusverfolgung, Berechtigungen pro Eintrag oder komplexer Logik sind Microsoft Lists oder Power Apps besser geeignet.

Funktionsweise & Details

Datenhaltung und Besitz bestimmen das Verhalten von Forms:

  1. Ein Formular gehört entweder einer Person oder einer Gruppe (Microsoft 365 Group bzw. Team). Gruppenformulare bleiben beim Ausscheiden einzelner Mitglieder erhalten.
  2. Fragetypen sind unter anderem Auswahl, Text, Bewertung, Datum, Likert, Rangfolge und Datei-Upload, Verzweigungen steuern den Ablauf.
  3. Automatische Prüfungen erkennen Formulare, die sensible Daten wie Kennwörter abfragen, und blockieren sie vorübergehend. Admins erhalten eine tägliche Übersicht im Message Center.
  4. Über den Power-Automate-Connector reagieren Flows auf neue Antworten.
  5. Wird ein Benutzerkonto gelöscht, lassen sich seine Formulare innerhalb von 30 Tagen über die Delegationsseite übertragen, danach sind sie verloren.

Vorteile & Nutzen

  • Schnell erstellt und ohne Schulung bedienbar, auch für Fachbereiche ohne IT-Kenntnisse.
  • Automatische Auswertung mit Diagrammen spart manuelle Zählung und Excel-Arbeit.
  • Die Power-Automate-Anbindung macht aus einem Formular den Einstieg in einen Workflow.
  • Integrierter Phishing-Schutz reduziert das Risiko, dass der eigene Tenant für Kennwortabfragen missbraucht wird.

Praxisbeispiel

Die Personalabteilung eines Lebensmittelherstellers mit 350 Mitarbeitenden sammelte Schulungsanmeldungen bisher per Mail. Sie erstellt ein Gruppenformular im Personal-Team, ein Power-Automate-Flow legt jede Anmeldung als Eintrag in einer SharePoint-Liste an und benachrichtigt die Vorgesetzten. Personalbezogene Daten werden auf Name, Abteilung und Termin begrenzt. Nach Abschluss der Schulungsreihe werden die Antworten im Formular gelöscht.

Worauf sollte man achten?

  • Formulare für dauerhafte Prozesse im Gruppenbesitz anlegen, persönliche Formulare gehen mit dem Konto verloren.
  • Bei externen Formularen keine sensiblen personenbezogenen Daten abfragen und einen Datenschutzhinweis ergänzen.
  • Anonyme Umfragen wirklich anonym gestalten, also keine Namensabfrage und Formular für Jeden statt nur Organisation.
  • Antworten nach Abschluss löschen oder archivieren, statt sie unbegrenzt im Formular zu lassen.
  • Die Admin-Einstellungen für externe Freigabe und Teilnahme bewusst setzen.

Lizenz & Verfügbarkeit

Microsoft Forms ist in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Office 365 E1/E3/E5 und Microsoft 365 E3/E5 enthalten und für alle Benutzer standardmäßig aktiviert. Admins können Forms im Microsoft 365 Admin Center deaktivieren oder auf bestimmte Personen beschränken. Für die Übertragung eines Formulars ist eine gültige Forms-Lizenz nötig. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Microsoft Forms löst viele kleine Erfassungsaufgaben schnell und ohne Entwicklung. Achte auf Gruppenbesitz, sparsame Datenerhebung und eine klare Löschroutine für Antworten.

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