M365

Microsoft Loop

Allgemeine Infos

Microsoft Loop besteht aus drei Elementen: Loop-Komponenten (Listen, Tabellen, Aufgabenlisten, Absätze), die in Teams-Chats, Outlook-Mails und anderen Apps eingebettet werden und sich überall live aktualisieren, Loop-Seiten als flexible Arbeitsflächen und Loop Workspaces, die Seiten für ein Projekt oder Team bündeln.

Der Speicherort hängt vom Entstehungsort ab: Komponenten aus Teams-Einzelchats, Outlook, OneNote und Whiteboard liegen als .loop-Datei im OneDrive des Erstellers, Komponenten aus Teams-Kanälen in der SharePoint-Website des Teams. Workspaces aus der Loop-App liegen in SharePoint-Embedded-Containern, die zum SharePoint-Kontingent des Tenants zählen, ein Workspace kann maximal 25 TB groß werden. Copilot Pages und Copilot Notebooks nutzen denselben persönlichen Container wie Mein Workspace in Loop.

Aktuelle Änderungen: Loop-Komponenten in Word für das Web hat Microsoft am 1. September 2025 eingestellt, in OneNote für das Web ab Mitte September 2026. Loop Workspaces sind in den US-Behördenclouds nicht verfügbar. Abgrenzung: Microsoft Whiteboard ist freies Skizzieren, OneNote strukturierte Notizen, Loop komponentenbasierte Zusammenarbeit im Arbeitsfluss.

Funktionsweise & Details

So funktionieren Komponenten und Workspaces:

  1. Ein Benutzer erstellt in Teams oder Outlook eine Loop-Komponente. Dabei entsteht eine .loop-Datei mit Freigabelink für die Empfänger.
  2. Alle Empfänger bearbeiten dieselbe Datei, Änderungen erscheinen in Chat, Mail und Loop-App gleichzeitig.
  3. In der Loop-App legt der Benutzer Workspaces an, jeder Workspace ist ein eigener SharePoint-Embedded-Container mit Mitgliedern.
  4. Admins steuern per Cloud Policy, wer Workspaces erstellen darf (Create Loop workspaces in Loop) und ob Copilot Pages erlaubt sind. Um den persönlichen Container zu verhindern, müssen beide Richtlinien deaktiviert werden.
  5. Purview-Aufbewahrung, eDiscovery und Sensitivity Labels wirken auf .loop-Dateien und Workspaces, mit Einschränkungen wie fehlender Volltextsuche in Review-Sets.

Vorteile & Nutzen

  • Inhalte bleiben an allen Stellen aktuell, Kopien und widersprüchliche Versionen in Mails entfallen.
  • Abstimmung findet direkt im Chat oder in der Mail statt, ohne ein weiteres Tool zu öffnen.
  • Workspaces bündeln Projektseiten mit eigener Mitgliedschaft, unabhängig von einem Team.
  • Compliance läuft über bekannte Purview-Funktionen, Inhalte liegen nicht in einer separaten Cloud.

Praxisbeispiel

Ein Projektteam eines Anlagenbauers mit 600 Mitarbeitenden stimmt Abnahmetermine mit drei Standorten ab. Statt einer Excel-Tabelle per Mail teilt die Projektleiterin eine Loop-Tabelle im Teams-Chat und in der Mail an den Kunden, Änderungen erscheinen sofort bei allen. Für das Gesamtprojekt legt sie einen Loop Workspace mit Seiten für Termine, offene Punkte und Protokolle an. Die IT hat vorher das Erstellen von Workspaces auf lizenzierte Projektleiter beschränkt und eine Aufbewahrungsrichtlinie für Loop-Workspaces eingerichtet.

Worauf sollte man achten?

  • Das Erstellen von Workspaces per Cloud Policy bewusst steuern, sonst entstehen unkontrolliert neue Container.
  • Komponenten nicht aus OneDrive in SharePoint verschieben, das bricht die eingebetteten Instanzen an allen Stellen.
  • Legal Hold für Mein Workspace erfordert das manuelle Hinzufügen des Containers je Benutzer, das in eDiscovery-Prozessen einplanen.
  • Freigaben an Externe gesondert prüfen, Empfänger außerhalb der Organisation sehen Komponenten nur bei passender Freigabeeinstellung.
  • Beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden bedenken, dass seine Komponenten im eigenen OneDrive liegen und mit dessen Aufbewahrung verschwinden können.

Lizenz & Verfügbarkeit

Loop-Komponenten erfordern eine OneDrive- oder SharePoint-Lizenz und sind damit in allen gängigen Business- und Enterprise-Plänen nutzbar. Loop Workspaces erfordern einen Plan mit dem Dienstplan „Loop with workspaces“, laut Quelldaten etwa Business Standard, Business Premium, E3 und E5. Für volle Funktion ist ein Exchange-Online-Postfach nötig. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Loop passt für Zusammenarbeit, die im Chat und in Mails entsteht und schnell bleiben soll. Steuere Workspace-Erstellung und Speicherorte, bevor Loop breit genutzt wird, und plane Compliance-Prozesse mit seinen Eigenheiten.

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