M365

SharePoint Premium (Dokumentverarbeitung für Microsoft 365)

Allgemeine Infos

SharePoint Premium bezeichnet die KI-gestützten Inhaltsdienste für SharePoint, die Microsoft ursprünglich als Microsoft Syntex eingeführt und 2023 unter SharePoint Premium gebündelt hat. In der aktuellen Microsoft-Dokumentation heißen die nutzungsbasierten Dienste „Dokumentverarbeitung für Microsoft 365“ (Document processing for Microsoft 365), laut Microsoft bei unverändertem Funktionsumfang.

Zu den Diensten gehören Autofill-Spalten (Inhalte per Sprachmodell aus Dokumenten in Spalten schreiben), Dokumentübersetzung, eSignature, Texterkennung (OCR), Content Assembly (Dokumente aus Vorlagen erzeugen), Bild- und Taxonomie-Tagging sowie Modelle für vorgefertigte, strukturierte, freie und unstrukturierte Dokumente (etwa Rechnungen, Verträge, Belege). Ergänzend gibt es Annotationen, Content Query, Verarbeitungsregeln, Solution Accelerators und Taxonomie-Werkzeuge.

Abgrenzung: SharePoint Advanced Management (SAM) für Governance und Oversharing-Kontrolle war früher Teil von SharePoint Premium, ist heute aber eigenständig lizenziert und für Tenants mit mindestens einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz enthalten. Microsoft 365 Archive und Microsoft 365 Backup laufen ebenfalls über Pay-as-you-go, sind aber eigene Dienste.

Funktionsweise & Details

Die Dienste laufen ohne Benutzerlizenz über ein Azure-Abonnement:

  1. Ein Admin richtet im Microsoft 365 Admin Center die Pay-as-you-go-Abrechnung ein und verknüpft ein Azure-Abonnement und eine Ressourcengruppe.
  2. Im Admin Center werden die einzelnen Dienste aktiviert und auf Websites oder Bibliotheken eingeschränkt.
  3. Benutzer wenden in Dokumentbibliotheken Modelle an (zum Beispiel vorgefertigtes Rechnungsmodell), legen Autofill-Spalten mit Anweisungen an oder starten Übersetzung und eSignature.
  4. Extrahierte Werte landen als Metadaten in SharePoint-Spalten und lassen sich mit Power Automate weiterverarbeiten, etwa für Freigaben.
  5. Die Nutzung wird über Dienstmeter im angegebenen Azure-Abonnement abgerechnet, zur Planung bietet Microsoft einen SharePoint-Kostenrechner.

Pay-as-you-go-Kosten zählen laut Microsoft nicht auf eine Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) an. Für eSignature gilt: Vor der Nutzung muss das Azure-Abonnement verknüpft sein, abgerechnet wird nach Art und Anzahl der Transaktionen.

Vorteile & Nutzen

  • Weniger manuelle Datenerfassung, weil Lieferant, Betrag oder Vertragsdaten automatisch in Spalten landen
  • Keine Vorabkosten und keine Benutzerlizenzen, bezahlt wird nur bei Nutzung
  • Alle Benutzer mit Microsoft-365-Lizenz können die Dienste nutzen, sobald sie aktiviert sind
  • Saubere Metadaten verbessern Suche, Aufbewahrung und die Antworten von Copilot
  • eSignature hält Dokumente während der Signatur in Microsoft 365, statt sie an externe Portale zu senden

Praxisbeispiel

Ein Zulieferer mit 300 Mitarbeitenden erhält monatlich rund 2.000 Eingangsrechnungen als PDF. Die IT verknüpft ein Azure-Abonnement mit der Pay-as-you-go-Abrechnung und aktiviert das vorgefertigte Rechnungsmodell nur für die Bibliothek der Buchhaltung. Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum landen automatisch in Spalten, ein Power-Automate-Flow startet die Freigabe beim Kostenstellenverantwortlichen. Ein Budget-Alert im Azure-Abonnement warnt, falls die Verarbeitungskosten den geplanten Rahmen überschreiten.

Worauf sollte man achten?

  • Dienste nur für ausgewählte Websites und Bibliotheken aktivieren und im Azure-Abonnement Budgets mit Warnungen setzen, sonst wachsen die Kosten unbemerkt
  • Ergebnisse von Modellen stichprobenartig prüfen, besonders bei schlechten Scans und handschriftlichen Dokumenten
  • Dokumente mit personenbezogenen Daten in die Datenschutzdokumentation aufnehmen, die Verarbeitung erfolgt durch KI-Dienste
  • Per-User-Lizenzen sind nicht mehr erhältlich, nach Ablauf bestehender Lizenzen ist Pay-as-you-go Pflicht
  • Abhängigkeiten von AI-Builder-Credits prüfen, Microsoft hat im Oktober 2025 deren schrittweises Ende angekündigt

Lizenz & Verfügbarkeit

Die Dokumentverarbeitungsdienste werden per Pay-as-you-go über ein Azure-Abonnement abgerechnet. Nutzen können sie alle Benutzer mit Microsoft-365-Lizenz, sobald ein Admin die Abrechnung eingerichtet hat. Per-User-Lizenzen (früher Syntex bzw. SharePoint Premium) sind nicht mehr erhältlich, bestehende Lizenzen gelten bis zum Ablauf. In GCC ist Pay-as-you-go noch nicht verfügbar. Ein kostenloses Monatskontingent für ausgewählte Dienste gab es bis Juni 2026. SharePoint Advanced Management ist eigenständig und mit Microsoft 365 Copilot enthalten. Stand: Oktober 2026.

Fazit

SharePoint Premium lohnt sich bei hohem Dokumentaufkommen mit wiederkehrender Struktur wie Rechnungen oder Verträgen. Starte mit einer Bibliothek, prüfe Genauigkeit und Kosten im Pilot und erweitere erst dann.

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