M365

Viva Insights

Allgemeine Infos

Viva Insights wertet Metadaten aus E-Mails, Kalender, Teams und Chats aus und gibt Hinweise zu Arbeitsgewohnheiten: Fokuszeit, Meetinglast, Pausen, Arbeit außerhalb der Kernzeit. Es gibt drei Ebenen: persönliche Insights für jeden Benutzer, Team- und Organisationsberichte für Führungskräfte sowie erweiterte Analysewerkzeuge für Analysten (Abfragen, Berichte, Vorlagen).

Microsoft MyAnalytics und Workplace Analytics sind in Viva Insights aufgegangen. Neu hinzugekommen sind das Microsoft Copilot Dashboard und Copilot-Analytics-Berichte, die Bereitschaft, Nutzung, Wirkung und Stimmung rund um Copilot und Agenten messen.

Abgrenzung: Viva Insights ist kein Werkzeug zur Leistungsüberwachung einzelner Personen. Persönliche Insights sieht nur der Benutzer selbst, Berichte für Führungskräfte werden aggregiert und mit Mindestgruppengrößen geschützt.

Funktionsweise & Details

Viva Insights besteht aus zwei Oberflächen:

  1. Die Viva-Insights-App in Teams und im Web zeigt persönliche Insights, Pläne für Fokuszeit, Pausen und virtuelles Pendeln sowie, mit Lizenz, Manager- und Leader-Insights.
  2. Die eigenständige Viva-Insights-Web-App bietet Analysten Abfragen, anpassbare Berichte, das Copilot Dashboard und Copilot-Analytics-Berichte.
  3. Datenquelle sind Microsoft-365-Metadaten (wer, wann, wie lange), keine Inhalte von Mails oder Chats. Optional lassen sich HR-Attribute wie Abteilung oder Standort hochladen, um Auswertungen zu gruppieren.
  4. Admins steuern im Microsoft 365 Admin Center und im Insights-Admin-Bereich, welche Funktionen aktiv sind, und legen Mindestgruppengrößen sowie Ausschlüsse fest.

Zusätzlich gibt es das Viva-Insights-Add-in für Outlook mit Vorschlägen zu Fokuszeit und Besprechungen.

Vorteile & Nutzen

  • Persönliche Insights helfen Mitarbeitenden, Fokuszeit zu blocken und Meetinglast zu erkennen
  • Aggregierte Berichte zeigen Führungskräften Muster wie dauerhafte Überlastung, ohne Einzelne zu bewerten
  • Das Copilot Dashboard misst den Erfolg einer Copilot-Einführung mit belastbaren Kennzahlen
  • Datenschutzfunktionen wie Mindestgruppengrößen sind fest eingebaut
  • Ergänzung um HR-Attribute erlaubt Auswertungen nach Abteilung oder Standort

Praxisbeispiel

Ein Softwarehaus mit 350 Mitarbeitenden führt Microsoft 365 Copilot in Wellen ein und will den Nutzen belegen. Die IT aktiviert das Copilot Dashboard in Viva Insights, das mit den Copilot-Lizenzen kommt, und legt eine Mindestgruppengröße fest, die über dem Microsoft-Standard liegt. Persönliche Insights bleiben für alle aktiv, Team-Berichte werden erst nach Abschluss einer Betriebsvereinbarung freigeschaltet. Nach drei Monaten zeigt das Dashboard, welche Abteilungen Copilot regelmäßig nutzen und wo Schulungen nötig sind.

Worauf sollte man achten?

  • Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte vor jeder Freischaltung von Team- oder Organisationsberichten einbinden, in Deutschland ist das mitbestimmungspflichtig
  • Mindestgruppengrößen bewusst wählen und dokumentieren, damit keine Rückschlüsse auf Einzelne möglich sind
  • Zweck der Auswertung transparent an die Belegschaft kommunizieren
  • HR-Attribute nur hochladen, wenn sie für die Auswertung wirklich nötig sind
  • Keine Leistungsbewertung einzelner Personen auf Basis von Insights-Daten

Lizenz & Verfügbarkeit

Persönliche Insights in der App sind für Benutzer mit Microsoft 365 E3/E5/A3/A5, Business Basic, Standard und Premium sowie Office 365 E1/E3/E5 verfügbar, in F-Plänen eingeschränkt. Premium-Funktionen, Manager- und Leader-Insights sowie erweiterte Analysewerkzeuge benötigen eine Viva-Insights-Lizenz oder die Viva Suite. Copilot Dashboard und erweiterte Copilot-Berichte kommen mit Microsoft 365 Copilot oder ab zehn Viva-Insights-Lizenzen. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Viva Insights ist vor allem für die Messung von Copilot-Einführungen und für persönliche Arbeitsgewohnheiten interessant. Kläre Datenschutz und Mitbestimmung, bevor Du Berichte für Führungskräfte freigibst.

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