M365

Viva Learning

Allgemeine Infos

Viva Learning ist eine App in Microsoft Teams, über die Mitarbeitende Lerninhalte finden, teilen und bearbeiten, ohne Teams zu verlassen. Standardmäßig sind Inhalte aus Microsoft Learn, Microsoft 365 Training und eine Auswahl von LinkedIn-Learning-Kursen verfügbar, dazu eigene Inhalte aus SharePoint.

Mit einer Viva-Learning-Lizenz oder der Viva Suite kommen Anbindungen an Lernplattformen (LMS) und Content-Anbieter dazu, etwa SAP SuccessFactors, Cornerstone OnDemand, Saba, Skillsoft, Udemy oder Go1. Erst damit können Führungskräfte Inhalte zuweisen und den gemeldeten Abschlussstatus verfolgen.

Abgrenzung: Viva Learning ist kein vollwertiges Lernmanagementsystem. Prüfungen, Zertifikate und revisionssichere Schulungsnachweise bleiben im LMS, Viva Learning zeigt dessen Inhalte und Zuweisungen in Teams an. Microsoft nutzt Viva Learning inzwischen auch, um den Abschluss des Copilot-Onboardings auszuwerten.

Funktionsweise & Details

Viva Learning setzt sich aus Inhaltsquellen, Rollen und der Teams-App zusammen:

  1. Die App ist in Teams standardmäßig verfügbar und lässt sich über App-Richtlinien anheften.
  2. Die Entra-Rolle Wissensadministrator (Knowledge Admin) verwaltet Inhaltsquellen. Für die Einrichtung werden zusätzlich Rechte als Teams-Admin und SharePoint-Admin benötigt.
  3. Inhaltsquellen werden im Admin-Bereich verbunden: Microsoft Learn und Microsoft 365 Training sind vorhanden, SharePoint-Inhalte werden über eine Lernquelle eingebunden, LMS und Anbieter über Konnektoren (lizenzpflichtig).
  4. Benutzer suchen, speichern und teilen Kurse in Chats und Kanälen, Kurse lassen sich als Registerkarte in Kanäle einbinden.
  5. Mit Lizenz empfehlen Führungskräfte Inhalte und sehen den gemeldeten Abschluss, Lernende sehen Zuweisungen in der App.

Die Datenresidenz folgt den Microsoft-365-Speicherorten des Tenants.

Vorteile & Nutzen

  • Lerninhalte sind dort, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten, die Hemmschwelle für kurze Lerneinheiten sinkt
  • Ohne Zusatzlizenz bereits nutzbar mit Microsoft Learn, Microsoft 365 Training und eigenen SharePoint-Inhalten
  • Mit Lizenz werden LMS-Zuweisungen und Pflichtschulungen in Teams sichtbar
  • Führungskräfte empfehlen Inhalte gezielt an ihr Team
  • Ein Suchort für Inhalte aus mehreren Anbietern statt mehrerer Lernportale

Praxisbeispiel

Ein Hersteller von Verpackungsmaschinen mit 450 Mitarbeitenden betreibt ein LMS für Arbeitsschutz- und Produktschulungen. Die Personalentwicklung lizenziert Viva Learning für Führungskräfte und Mitarbeitende, verbindet das LMS und bindet eigene Erklärvideos aus SharePoint ein. Neue Servicetechniker sehen ihre Pflichtschulungen direkt in Teams, die Teamleitung verfolgt den Abschluss. Die revisionssicheren Nachweise für Unterweisungen bleiben im LMS.

Worauf sollte man achten?

  • Vor der Einführung klären, welche Funktionen ohne Lizenz reichen, LMS-Anbindung und Zuweisungen sind lizenzpflichtig
  • LinkedIn Learning ist nur mit einer Auswahl von Kursen enthalten, die volle Bibliothek braucht ein eigenes LinkedIn-Learning-Abonnement
  • Lernverläufe sind personenbezogene Daten, Zugriff von Führungskräften mit Datenschutz und Betriebsrat abstimmen
  • Die Rolle Wissensadministrator gezielt vergeben, sie ist mittelmäßig technisch und braucht SharePoint-Verständnis
  • In Education-Tenants ist Viva Learning nur für Lehrkräfte und Personal ab 18 Jahren verfügbar

Lizenz & Verfügbarkeit

Die Teams-App mit Suche, Teilen, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training, einer Auswahl von LinkedIn-Learning-Kursen und SharePoint-Inhalten ist in Microsoft 365 und Office 365 Enterprise, Business und Frontline enthalten. Anbindung von LMS und Drittanbietern, Empfehlungen mit Fortschrittsverfolgung, Kalenderplanung von Lerninhalten und Inhalte in der Microsoft Search erfordern eine Viva-Learning-Lizenz oder die Viva Suite. Inhalte externer Anbieter brauchen zusätzlich deren Lizenz. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Viva Learning lohnt sich vor allem, wenn bereits Lernplattformen oder Content-Abos vorhanden sind, die in Teams sichtbar werden sollen. Ohne Lizenz ist es ein brauchbarer Einstieg für Microsoft-Schulungen und eigene SharePoint-Inhalte.

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