M365 Exchange Online | 100 GB Postfach für Business-Pläne prüfen

Microsoft hebt das primäre Postfachkontingent für Microsoft 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium von 50 GB auf 100 GB an. Damit liegen Business-Tenants beim primären Postfach gleichauf mit Enterprise-Plänen wie Office 365 E3. Angekündigt wurde die Änderung als Teil der Pricing- und Packaging-Updates 2026, erklärt hat Microsoft die Mechanik am 19. August 2026 im Exchange Team Blog.

Die Umstellung passiert nicht überall gleichzeitig und nicht überall vollständig. Wer nach der Ankündigung ins Admin Center schaut und dort bei einzelnen Benutzern weiterhin 50 GB sieht, hat in den meisten Fällen keinen Fehler vor sich, sondern eine von drei dokumentierten Ausnahmen.

Microsoft liefert die zusätzlichen 50 GB nicht als neuen Postfachtyp aus, sondern als Lizenzänderung über einen zweiten Service-Plan. Das Postfachkontingent setzt sich damit aus zwei Bausteinen zusammen.

Der Service-Plan BPOS_S_STANDARD ist der Exchange-Anteil der Business-Suiten und liefert weiterhin 50 GB. Der Service-Plan EXCHANGE_STORAGE_50GB legt weitere 50 GB darauf, dokumentiert im Beitrag Understanding the new 100 GB mailbox entitlement. Beide müssen beim Benutzer aktiviert sein, damit die vollen 100 GB greifen. Fehlt der zweite Plan oder wird er gerade erst bereitgestellt, bleibt das Postfach bei den 50 GB des alten Business-Standards.

Im Admin Center siehst du das als zwei getrennte Einträge: die reguläre Lizenz und ein Add-on für den zusätzlichen Speicher.

Der Rollout der Packaging-Änderungen begann im Juni 2026 und läuft bis September 2026 weiter. Microsoft kündigt die Verfügbarkeit im jeweiligen Tenant mit mindestens 30 Tagen Vorlauf über das Message Center an.

Grund eins: Der Service-Plan ist noch nicht da. Der Rollout läuft gestaffelt, auch innerhalb eines Tenants. Prüfen statt warten ist hier die richtige Reaktion, weil du sonst wochenlang rätst.

Grund zwei: Es existiert eine administrativ gesetzte Quote. Das ist der Punkt, der am häufigsten übersehen wird. Hat jemand die Quote eines Postfachs früher manuell verändert, überschreibt die Erhöhung diesen Wert nicht. Microsoft nennt dafür ein konkretes Beispiel: Wurde ein Business-Postfach vom Standardwert 50 GB auf 20 GB heruntergesetzt, bleibt es bei 20 GB, auch nachdem der zusätzliche Service-Plan zugewiesen wurde. Die Logik gilt in beide Richtungen. Wird das Add-on später entfernt, ersetzt Exchange einen danach gesetzten administrativen Wert ebenfalls nicht.

Das ist bewusst so gebaut. Wer Postfachgrößen aktiv steuert, soll seine Entscheidung nicht durch eine Lizenzänderung überschrieben bekommen.

Grund drei: Der Benutzer hat mehrere Lizenzen. Bei Concurrent Licensing, also mehreren zugewiesenen Lizenzen mit jeweils eigenem Exchange-Service-Plan, addieren sich die Kontingente nicht. Exchange nimmt die höchste Quote aus einem einzelnen Produkt. Ein Benutzer mit einer Business-Suite und zusätzlich einer Enterprise-Lizenz mit Exchange Online Plan 2 landet damit bei 100 GB, nicht bei 200 GB.

Kommt keine Ausgabe zurück, ist der Plan bei diesem Benutzer noch nicht zugewiesen. Steht der ProvisioningStatus auf einem anderen Wert als Success, läuft die Bereitstellung noch.

Für eine Tenant-Übersicht statt Einzelabfrage:

Die Lizenzseite sagt dir, was der Benutzer bekommen soll. Was das Postfach durchsetzt, steht woanders.

Steht UseDatabaseQuotaDefaults auf $true, folgt das Postfach den Standardwerten und bekommt die Erhöhung automatisch. Steht der Wert auf $false, hat jemand die Quote administrativ gesetzt, und du hast Grund zwei vor dir. Dann entscheidest du bewusst, ob die alte Vorgabe noch stimmt.

Microsoft warnt ausdrücklich davor, Lizenzen zu entfernen und neu zuzuweisen, um eine Aktualisierung der Postfachquote zu erzwingen. Der Eingriff kann den Dienstzugriff unterbrechen und den Datenaufbewahrungs-Lebenszyklus auslösen. Bei einem Postfach ohne Aufbewahrungsrichtlinie bedeutet das im schlimmsten Fall Datenverlust. Wenn der Plan fehlt, wartest du oder eröffnest einen Fall beim Support.

Die Erhöhung betrifft ausschließlich das primäre Postfach. Das Archiv bleibt unverändert, die automatisch erweiterte Archivierung trägt weiterhin bis zu 1,5 TB.

Das eigenständige Produkt Exchange Online Plan 1 bleibt bei 50 GB. Die Erhöhung hängt an den Business-Suiten, nicht am Exchange-Einzelplan.

Beim Archiv lohnt ein Blick auf die Lizenzlage, weil sie innerhalb der Business-Familie auseinandergeht: Business Premium enthält das Archivpostfach, Business Basic und Business Standard nicht. Diese Tenants brauchen dafür das Add-on Exchange Online Archiving.

Wenn du die automatisch erweiterte Archivierung einsetzt, gehören zwei Grenzen ins Betriebshandbuch. Das Archiv startet bei 100 GB mit einer Warnschwelle von 90 GB. Nach Aktivierung der Erweiterung und bei anliegendem Hold steigt das Kontingent auf 110 GB bei einer Warnschwelle von 100 GB. Die Bereitstellung von zusätzlichem Speicher kann bis zu 30 Tage dauern, und die unterstützte Wachstumsrate liegt bei maximal 1 GB pro Tag. Wer ein Archiv mit Journaling, Transportregeln oder Weiterleitungen befüllt, verletzt die Nutzungsbedingungen, und Microsoft behält sich vor, weitere Erweiterungen zu verweigern.

Läuft das Hauptarchiv voll, kann das primäre Postfach nachziehen und Senden wie Empfangen stoppen. Microsoft empfiehlt dagegen ausdrücklich Aufbewahrungsrichtlinien, die Inhalte ohne Geschäftswert nach einer festgelegten Frist löschen.

Passend dazu: M365 Purview | Data Lifecycle: Einrichtung einer Retention Policy, die Gegenmaßnahme gegen volllaufende Archive.

Die Erhöhung kommt nicht allein. Zum 1. Juli 2026 sind die Listenpreise gestiegen: Business Basic von 6,00 auf 7,00 US-Dollar, Business Standard von 12,50 auf 14,00 US-Dollar. Business Premium bleibt bei 22,00 US-Dollar. Bestandskunden bleiben bis zur Verlängerung auf ihrer bisherigen Kondition.

Business Basic und Business Standard bekommen im selben Paket zusätzlich URL-Time-of-Click-Schutz. Business Premium nicht, weil der Schutz dort über Defender for Office 365 Plan 1 bereits vorhanden ist.

Fachlich interessanter als der Preis ist die Nebenwirkung. Ein größeres Postfach senkt den Druck, überhaupt aufzuräumen, und genau dieser Druck war in kleinen Umgebungen oft die einzige wirksame Aufbewahrungssteuerung. Was liegen bleibt, bleibt durchsuchbar, und zwar nicht nur für den Benutzer.

Für Microsoft 365 Copilot ist jede erreichbare Mail eine gültige Datenquelle. Copilot arbeitet im Sicherheitskontext des angemeldeten Benutzers und nutzt, was dieser lesen darf. Für externe Mails existiert inzwischen eine DLP-Steuerung, für internen Altbestand gibt es kein vergleichbares Instrument. Eine Preisliste vom Jahr 2019 im Postfach ist für Copilot genauso gültig wie die aktuelle.

Passend dazu: M365 Purview | Copilot absichern: DLP-Strategie und die Browser-Falle, für die Steuerung der Copilot-Datenbasis.

Die Änderung kostet dich als Administrator wenig Arbeit und bringt drei Aufgaben mit. Erstens prüfst du, welche Benutzer den Service-Plan bereits haben, damit du bei Rückfragen aus dem Fachbereich eine Antwort statt einer Vermutung lieferst. Zweitens gehst du die Postfächer mit administrativ gesetzter Quote durch und entscheidest bewusst, ob die alte Vorgabe noch passt. Drittens hältst du die Finger von Lizenzentzug als Aktualisierungstrick.

Der strategische Teil ist unbequemer. Eine Verdopplung des Kontingents ist keine Lösung für ein Aufbewahrungsproblem, sondern eine Verschiebung. In Umgebungen ohne Aufbewahrungsrichtlinie verlängert sie den Zeitraum, in dem niemand hinsieht, um mehrere Jahre. Beim nächsten Offboarding, bei der nächsten eDiscovery-Anfrage und bei jeder Copilot-Antwort zahlt sich das negativ aus.

Wenn du die Erhöhung sinnvoll nutzen willst, koppelst du sie an eine Aufbewahrungsrichtlinie. Der zusätzliche Speicher fängt dann Spitzen ab, statt dauerhaft Ballast zu tragen. Das ist mehr Aufwand als nichts zu tun, aber es ist der Unterschied zwischen einem größeren Postfach und einem größeren Problem.

Weiterlesen: M365 Purview | Was ist Datenlebenszyklusverwaltung?, die Grundlagen dazu.