Backup & Storage

Backup-Aufbewahrung (Retention)

Allgemeine Infos

Die Backup-Aufbewahrung (Retention) legt fest, wie lange Wiederherstellungspunkte vorgehalten werden, bevor die Backup-Software sie löscht. Üblich ist eine Staffelung, etwa 14 bis 30 tägliche Stände, mehrere Wochen- und Monatsstände sowie Jahresstände. Die Werte ergeben sich aus drei Fragen: Wie spät werden Fehler oder Angriffe typischerweise bemerkt? Welche gesetzlichen oder vertraglichen Fristen gelten? Welche Löschpflichten bestehen?

Rechtlicher Rahmen in Deutschland: § 147 AO verlangt die Aufbewahrung von Büchern, Jahresabschlüssen und Inventaren für zehn Jahre, von Buchungsbelegen für acht Jahre und sonstiger steuerlich relevanter Unterlagen wie Handels- und Geschäftsbriefen für sechs Jahre, ergänzt um die GoBD. Gleichzeitig verlangt die DSGVO die Speicherbegrenzung und die Löschung personenbezogener Daten, wenn der Zweck entfällt. Backups sind dafür meist kein geeignetes Archiv: Für revisionssichere Aufbewahrung ist ein Archivsystem zuständig, das Backup schützt den Betrieb.

Abgrenzung: Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online bzw. Microsoft Purview steuern die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten im Mandanten und haben eigene Glossareinträge. Die Backup-Aufbewahrung betrifft dagegen die Sicherungskopien. Das Wechselschema der Medien beschreibt der Eintrag Backup-Rotation.

Funktionsweise & Details

So wird eine Aufbewahrungsregel aufgebaut und umgesetzt:

  1. Kurzfristige Aufbewahrung: Anzahl der Tage oder Wiederherstellungspunkte für tägliche bzw. stündliche Stände, ausgerichtet am Erkennungszeitraum typischer Fehler.
  2. Langfristige Aufbewahrung (GFS): Wöchentliche, monatliche und jährliche Stände. Veeam markiert dafür vorhandene Sicherungen mit GFS-Flags, statt zusätzliche Dateien zu erzeugen.
  3. Ziel zuordnen: kurze Fristen auf schnellem Disk-Speicher, lange Fristen auf Object Storage, Archive-Tier oder Band.
  4. Unveränderlichkeit abstimmen: Die Sperrfrist eines Immutable-Ziels sollte zur Aufbewahrung passen, weil gesperrte Stände nicht vorzeitig gelöscht werden können und Speicher belegen.
  5. Schutz vor Verkürzung: Azure Backup erzwingt bei aktivierten Sicherheitsfunktionen für Hybrid-Workloads Mindestwerte (7 Tage täglich, 4 Wochen wöchentlich, 3 Monate monatlich, 1 Jahr jährlich), ein gesperrter Immutable Vault blockiert jede Verkürzung.

Vorteile & Nutzen

  • Spät entdeckte Fehler und Angriffe bleiben behebbar, weil ältere saubere Stände verfügbar sind.
  • Planbarer Speicherbedarf, da die Zahl der Wiederherstellungspunkte festgelegt ist.
  • Nachweisbare Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen, sofern Fristen dokumentiert und begründet sind.
  • Einhaltung von Löschpflichten, weil abgelaufene Stände automatisch und nachvollziehbar entfernt werden.

Praxisbeispiel

Ein Chemiedienstleister mit 110 Mitarbeitenden bewahrte alle Sicherungen unbegrenzt auf, wodurch die Repositories voll liefen und alte Personaldaten jahrelang in Backups lagen. Gemeinsam mit Datenschutz und Steuerberatung legt die IT fest: 30 tägliche, 12 monatliche und 3 jährliche Stände in der Backup-Software, revisionspflichtige Unterlagen werden im Dokumentenarchiv aufbewahrt. Die Speicherbelegung sinkt deutlich, und Auskunfts- sowie Löschanfragen nach DSGVO lassen sich wieder beantworten.

Worauf sollte man achten?

  • Nutze Backups nicht als Archiv für Zehnjahresfristen, sondern ein Archivsystem, das gezielt suchen, auskunftsfähig sein und löschen kann.
  • Dokumentiere im Löschkonzept, dass personenbezogene Daten in Sicherungen erst mit Ablauf der Backup-Aufbewahrung entfernt werden, und begründe die Frist.
  • Wähle die kurzfristige Aufbewahrung länger als die übliche Zeit bis zur Entdeckung von Ransomware oder Fehlbuchungen, mindestens mehrere Wochen.
  • Prüfe nach Änderungen an Jobs oder Repositories, ob die Aufbewahrungsregeln noch greifen, etwa nach einer Migration auf ein neues Ziel.

Fazit

Die Backup-Aufbewahrung entscheidet, ob ein spät entdeckter Fehler noch reparierbar ist. Leite die Fristen aus Wiederherstellungsbedarf, Gesetzen und Löschpflichten ab und trenne Backup und Archiv sauber.

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