M365

Microsoft Planner

Allgemeine Infos

Microsoft Planner ist die Arbeits- und Aufgabenverwaltung von Microsoft 365. Seit April 2024 heißt die frühere Teams-App „Tasks by Planner and To Do“ nur noch Planner, die neue Planner-App in Teams und im Web vereint persönliche Aufgaben aus To Do, Teampläne aus Planner und die Projektplanung von Project for the web. Unter „Meine Aufgaben“ sieht ein Benutzer private Aufgaben, zugewiesene Aufgaben aus Plänen, Loop und Meeting-Notizen sowie markierte E-Mails.

Es gibt Basispläne (in Microsoft 365 enthalten, Ansichten Raster, Board, Zeitplan und Diagramme) und Premium-Pläne. Premium-Pläne lösen Project for the web ab und bringen Zeitachse (Gantt), Abhängigkeiten, Sprints, benutzerdefinierte Felder, Arbeitsauslastung, Ziele und Berichte. Copilot unterstützt beim Anlegen von Zielen und Aufgaben.

Abgrenzung: Project Online ist nicht Teil von Planner und wurde am 30. September 2026 eingestellt. Microsoft nennt Planner mit Premium-Funktionen als einen der Nachfolger. Für die persönliche Aufgabenliste bleibt Microsoft To Do zuständig, beide teilen sich die Daten.

Funktionsweise & Details

Planner speichert Daten je nach Plantyp an unterschiedlichen Orten:

  1. Basispläne hängen an einer Microsoft-365-Gruppe, Pläne und Aufgaben liegen im Planner-Dienst in Azure, Kommentare als E-Mail-Threads im Gruppenpostfach, Anhänge in SharePoint.
  2. Premium-Pläne liegen in Microsoft Dataverse und werden über den Project-for-the-web-Dienst verwaltet. Dafür wird eine Dataverse-Umgebung genutzt, die im Power Platform Admin Center erscheint.
  3. Private Aufgaben und Aufgaben aus To Do liegen im Exchange-Postfach des Benutzers.

Admins steuern die Planner-App im Teams Admin Center (zulassen oder blockieren, auch pro Benutzer über App-Berechtigungsrichtlinien). Aufgaben lassen sich über die Planner-API in Microsoft Graph und den Power-Automate-Connector automatisieren.

Vorteile & Nutzen

  • Eine App für persönliche Aufgaben, Teampläne und Projekte, Benutzer müssen nicht mehr zwischen To Do, Planner und Project wechseln
  • Basispläne sind ohne Zusatzlizenz für jedes Team nutzbar
  • Premium-Pläne decken klassische Projektplanung mit Gantt und Abhängigkeiten ab, ohne eine separate Projektsoftware einzuführen
  • Integration in Teams-Kanäle, Outlook und Loop hält Aufgaben im Arbeitskontext
  • Automatisierbar über Graph und Power Automate, etwa für Aufgaben aus Formularen oder Tickets

Praxisbeispiel

Ein Anlagenbauer mit 120 Mitarbeitenden plant Kundenprojekte bisher in Excel und Project Online. Die Projektleitung erhält Planner and Project Plan 3, Projekte werden als Premium-Pläne mit Meilensteinen und Abhängigkeiten angelegt, die Monteure arbeiten mit Basis-Zugriff in den Aufgaben. Kleinere Abteilungsthemen wie die Vorbereitung einer Messe laufen als Basispläne in den jeweiligen Teams-Kanälen. Die Geschäftsführung sieht den Projektstand über die Planner-Berichte, die Excel-Listen entfallen.

Worauf sollte man achten?

  • Basispläne und Premium-Pläne bewusst trennen: Premium-Funktionen sind nur mit Premium-Lizenz bearbeitbar, unlizenzierte Mitglieder können mitarbeiten, aber keine Premium-Features nutzen
  • Für Premium-Pläne wird Dataverse genutzt, Umgebung und Aufbewahrung in die Governance der Power Platform aufnehmen
  • Pläne an Gruppen mit mindestens zwei Besitzern binden, sonst verwaisen sie beim Austritt einer Person
  • Wer Project Online noch nicht migriert hat, muss den Datenstand umgehend mit Microsoft klären, der Dienst ist seit 30. September 2026 eingestellt
  • In GCC High und DoD sind die Premium-Funktionen nicht verfügbar

Lizenz & Verfügbarkeit

Basispläne sind in Microsoft 365 Business Basic und Business Standard, Office 365 E1, E3 und E5 sowie Microsoft 365 A1 enthalten (laut Microsoft Learn, entsprechend auch in den Microsoft-365-Suiten mit diesen Diensten). Premium-Pläne benötigen Planner Plan 1 (früher Project Plan 1, umbenannt im April 2024). Erweiterte Premium-Funktionen wie Gantt, Abhängigkeiten, Sprints und Berichte erfordern Planner and Project Plan 3 oder Plan 5 (umbenannt am 18. September 2024 aus Project Plan 3 und 5). Stand: Oktober 2026.

Fazit

Planner ist der Standard für Aufgaben und einfache bis mittlere Projekte in Microsoft 365. Mit den Premium-Plänen deckst Du viele Szenarien ab, für die früher Project for the web oder Project Online nötig war.

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