M365 Project Online | Alternativen im Vergleich

Seit dem 30. September 2026 ist Microsoft Project Online abgeschaltet. Der Zugriff auf Projekte und Daten im Dienst ist weg, es gab keine Verlängerung und keine Read-only-Schonfrist. Einen nativen Migrationspfad mit Tool hat Microsoft nie geliefert. Wer bis zum Stichtag nichts exportiert hat, hält nur noch das, was in eigenen Backups, lokalen .mpp-Dateien oder einem Drittanbieter-Backup liegt.

Für viele ist die Entscheidung trotzdem nicht erledigt. Die Zielplattform zu wählen und sauber zu migrieren ist ein Projekt über Wochen, nicht über Nacht.

Wer heute noch auf Zwischenlösungen oder Altbeständen sitzt, steht vor derselben Frage wie vorher, nur unter Zeitdruck: im Microsoft-Kosmos bleiben (Planner Premium, Project Server Subscription Edition), einen M365-nativen Aufsatz dazukaufen (Prio365, TPG ProjectPowerPack, Altus PPM), oder ganz raus zu Asana, Jira, monday.com oder Miro. Welche Variante passt, hängt weniger am Preis als an Datenhoheit, Ressourcenplanung und der Branche.

Betroffen war ausschließlich Project Online, also die SharePoint-Online-basierte PWA-Umgebung. Project desktop (Standard 2024, Professional 2024), Project Server und Planner laufen weiter. Der Ablauf, der zur Abschaltung geführt hat:

Die Abschaltung lief automatisch, ohne Admin-Aktion. Genau das war die Falle: Wer bis zum 30. September 2026 nichts exportiert hat, kommt an die Daten im Dienst nicht mehr heran. Wenn du noch mittendrin steckst, ist der erste Schritt deshalb nicht die Tool-Wahl, sondern die Bestandsaufnahme: Welche PWA-Inhalte, verknüpften SharePoint-Daten und Reports existieren noch als Backup, und welche musst du aus lokalen .mpp-Dateien oder einem Drittanbieter-Backup rekonstruieren.

Project Online saß technisch auf alten SharePoint-Online-Workflows auf. Microsoft begründet das Aus mit der Legacy-Architektur, die moderne und KI-gestützte Funktionen blockiert.

Der entscheidende Auslöser lag eine Ebene tiefer: Die SharePoint-2013-Workflows wurden am 2. April 2026 in allen bestehenden Microsoft-365-Tenants abgeschaltet und entfernt. Auf genau diesen Workflows hingen zentrale Governance-Funktionen von Project Online wie Enterprise-Project-Type-Genehmigungen, Stage Gates und automatisiertes Statusreporting. Mit dem Wegfall der Workflows brach dieser Teil der Steuerung schon ein halbes Jahr vor der eigentlichen Abschaltung.

Microsoft schiebt alle Project-Online-Kunden Richtung Planner. Der neue Planner bündelt To Do, den klassischen Planner, das frühere Project for the web und Copilot in einer Oberfläche. Die Premium-Funktionen, die du aus Project Online kennst (Baselines, Abhängigkeiten, Gantt, Portfolios), stecken in den kostenpflichtigen Plänen. Die Daten liegen jetzt in Dataverse statt im alten SharePoint-Modell, weshalb Reports, Integrationen und Berechtigungen neu aufgebaut werden müssen.

Die Lizenzstufen, mit USD-Listenpreis pro Nutzer und Monat:

Eine vierte Stufe, Planner and Project Plan 5 (ca. 55 USD, Portfolio- und Enterprise-Ressourcenmanagement), kannst du nicht mehr neu kaufen. Plan 5 ist seit dem 1. Mai 2026 im End of Sale, Project Online Essentials bereits davor. Wer heute neu lizenziert und Desktop oder Portfolio braucht, landet bei Plan 3 als von Microsoft empfohlenem SKU. Bestehende Plan-5-Verträge laufen bis zum Renewal weiter.

Neben Planner gibt es zwei weitere offizielle Wege. Project Server Subscription Edition ist die On-Premises-Variante für Organisationen, die nah an den Funktionsumfang von Project Online wollen und volle Datenhoheit brauchen. Sie bringt klassische Planung, Terminierung und Ressourcenmanagement mit, verlagert aber den Betrieb wieder zurück ins eigene Rechenzentrum.

In der Praxis hat sie zwei Haken: Sie ist über die Partnerprogramme schwer zu beziehen, und die OData-API ist als deprecated markiert, Reporting läuft dort nur noch über den OLAP-Cube oder direktes T-SQL. Dynamics 365 Project Operations zielt auf Projektabwicklung mit Zeiterfassung, Ressourcendisposition und Finanzintegration, also auf projektorientierte Dienstleister, die abrechnen.

Ein Punkt, der in der Praxis weh tut: Microsoft liefert keinen nativen Migrationspfad. Der .mpp-Import über die Planner-Power-App verliert Ressourcenzuordnungen, Baselines, Formeln, alle Abhängigkeiten außer der einfachen Ende-zu-Start-Verknüpfung sowie benutzerdefinierte Felder oberhalb von zehn.

Und für Planner Premium existiert keine Graph-API-Unterstützung: Die Graph-Planner-Endpunkte decken nur klassische, also Basic-Pläne ab. Premium-Pläne liegen in Dataverse und sind nur über die Dataverse- beziehungsweise Project-Schedule-APIs erreichbar. Das schränkt Automatisierung und Reporting auf der Premium-Ebene ein.

Auch die PWA-Zeiterfassung mit Genehmigungs-Workflow hat in Planner keinen direkten Nachfolger. Diese Funktion wandert entweder zu Dynamics 365 Project Operations oder zu einer Partnerlösung.

Zwischen dem reinen Microsoft-Weg und dem Wechsel zu externem SaaS liegt eine eigene Kategorie: Lösungen, die auf deinem bestehenden Microsoft 365 aufsetzen, die Daten im Tenant halten und die Lücken füllen, die Planner offen lässt. Drei davon sind im DACH-Raum relevant. Sie zielen auf unterschiedliche Größen und Anwendungsfälle, was die Auswahl erleichtert.

Die folgenden Angaben stammen aus den Hersteller- und Partnerinformationen der Anbieter. Funktionsumfang und Preise solltest du vor einer Entscheidung in einer Demo gegen deine konkreten Anforderungen prüfen.

Prio365, betrieben von der FC-Digitalisierung GmbH aus Karlsruhe (Teil der FC-Gruppe), setzt auf der bestehenden Microsoft-365-Basis auf, statt ein eigenes System danebenzustellen.

Der Kerngedanke: Aufgaben liegen im Planner, Mails in Outlook, Dateien in SharePoint, und am Ende weiß niemand, wo das Projekt steht. Prio365 legt eine gemeinsame Strukturschicht darüber, sodass Aufgaben, Dokumente, Mails, Zeiten und Beteiligte in einem Projektkontext zusammenlaufen.

Im Hintergrund arbeiten dieselben Dienste weiter: Dokumente bleiben in SharePoint, Mails in Exchange. Der Zuschnitt zielt auf operatives, dokumenten- und kommunikationslastiges Projektgeschäft im Mittelstand.

Sechs Funktionsbereiche sind im Preis enthalten und werden nach Bedarf aktiviert: Projekte, Standardisierung, Kontakte, Controlling, Personalverwaltung und Schnittstellen. Damit lässt sich modular starten, meist beim Projektraum, und später ausbauen, ohne Module nachzukaufen. Die Einführung erfolgt begleitet und liegt laut Anbieter typischerweise unter vier Wochen.

TPG ProjectPowerPack kommt von der deutschen The Project Group aus München und basiert auf der Power Platform mit zentraler Datenhaltung in Dataverse, wobei du Region und Land der Datenablage wählst. Es deckt Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement samt Timesheets in einem Produkt ab und ist tief in Teams integriert. Damit liegt es deutlich näher am klassischen Project-Online-Funktionsumfang als Prio365 und positioniert sich offen als Nachfolger.

Der entscheidende Unterschied zu Planner Premium: Du wählst dein Terminplanungswerkzeug, also TPG Scheduler, Planner Premium (Plan 3) oder den Microsoft Project Client, und der Client lässt sich bidirektional anbinden. So bleiben detaillierte Terminpläne in Project, während Maßnahmen, Risiken und Reporting zentral in der Power Platform zusammenlaufen.

Altus PPM stammt vom Hersteller Sensei Project Solutions, ist eine von Microsoft bevorzugte PPM-Lösung und wird im DACH-Raum über novaCapta und Holert Consulting vertrieben. Die Lösung läuft vollständig auf der Power Platform (Model-Driven Apps, Power Automate, Power BI, Dataverse) und deckt strategisches Portfoliomanagement, Projektabwicklung, Ressourcenmanagement und Timesheets ab.

Gewichtete Bewertungsmodelle und Szenarioplanung erlauben den objektiven Vergleich von Initiativen, das Ressourcenmanagement bringt Kapazitätssteuerung, Skill-Matching und Anfrage- und Genehmigungsabläufe mit. Add-ins binden Microsoft Project (bidirektional), Word und Power BI ein. Microsoft Copilot erzeugt Statusberichte und Zusammenfassungen automatisch. Laut Anbieter bleiben alle Daten im eigenen Tenant, Altus muss keine Daten übertragen oder speichern.

Der für Project-Online-Umsteiger relevanteste Punkt: Laut Vertriebspartner Holert bietet Altus einen direkten Connector für die automatische Migration von Project-Online-Daten, inklusive Ressourcen und aller benutzerdefinierten Felder. Damit adressiert es genau das Problem, dass Microsoft keinen nativen Migrationspfad liefert. Für alle, die ihre PWA-Inhalte noch als Backup haben, ist das aktuell einer der wenigen Wege, Altbestände strukturiert weiterzuverwenden statt manuell neu aufzubauen.

Die drei Lösungen teilen sich das Feld klar auf. Prio365 ist der operative Mittelstands-Aufsatz für dokumenten- und mailgetriebene Projekte, mit öffentlichem Festpreis und schneller Einführung.

TPG ProjectPowerPack und Altus PPM sind vollwertige PPM-Werkzeuge für Organisationen, die Portfolio, Kapazität und Ressourcen über viele Projekte steuern und nah am alten Project-Online-Funktionsumfang bleiben wollen. Beide setzen kundenseitig Power-Platform-Lizenzen voraus, was die Gesamtkosten über die reine Toollizenz hinaus erhöht.

Allen drei gemein ist, dass die Daten im eigenen Tenant liegen, was sie von Asana oder monday.com unterscheidet.

Die folgende Tabelle stellt die realistischen Optionen gegenüber. Angaben pro Nutzer und Monat, gerundet, Stand 2026. Microsoft- und SaaS-Preise sind USD-Listenpreise, Prio365 nennt einen EUR-Listenpreis. EUR und regionale Konditionen weichen ab. Planner and Project Plan 5 taucht bewusst nicht auf, weil er seit dem 1. Mai 2026 im End of Sale ist und für Neukäufe wegfällt.

Miro fällt aus dem Raster, weil es kein vollwertiges Projektmanagement ist, sondern ein visueller Arbeitsraum. Es ergänzt ein PM-Tool für Roadmapping und Workshops, ersetzt aber weder Terminplanung noch Ressourcensteuerung. Wer Miro als Project-Online-Nachfolger einplant, trifft die falsche Kategorie.

Die Tool-Wahl folgt dem Arbeitsmuster der Branche, nicht der Feature-Liste.

Bau, Architektur, Handwerk. Hier zählen Dokumentenlast, Leistungsphasen, Auftraggeber-Kommunikation und die Trennung von Baustelle und Büro. Ein Projektpostfach, in dem Mails projektgebunden landen, und eine saubere Dokumentenablage sind wichtiger als ein Burndown-Chart. Das spricht für Prio365 oder einen SharePoint-basierten Eigenbau, weil die Dateien dort liegen, wo gearbeitet wird, und die Abrechnung mit DATEV verzahnt ist.

Software und IT. Sprints, Backlogs, Issue-Tracking und Verzahnung mit Git und CI gehören zu Jira, das genau dafür gebaut ist. Planner Premium kann Sprints abbilden, reicht an die Tiefe einer Dev-Pipeline aber nicht heran.

Agenturen, Marketing, crossfunktionale Teams. Wenn viele Beteiligte parallel an wechselnden Aufgaben arbeiten und Visualisierung über strenge Terminierung geht, passen monday.com und Asana. Beide leben von anpassbaren Boards und schneller Akzeptanz im Team.

Behörden und regulierte Branchen. Wo Daten den Tenant oder das Land nicht verlassen dürfen, scheiden externe SaaS-Tools oft aus. Dann bleibt der M365-native Pfad: Prio365, TPG ProjectPowerPack, Altus PPM, Project Server Subscription Edition oder ein Eigenbau.

Nicht jede Organisation braucht eine gekaufte Lösung. Mit den Bausteinen, die in deiner Lizenz bereits stecken, baust du eine tragfähige Projektsteuerung selbst. Das Fundament:

SharePoint Lists als Datenspeicher. Eine Liste ist ein strukturiertes Objekt in einer SharePoint-Online-Site, deren Spalten Typen wie Text, Zahl, Datum, Person oder Währung tragen. Der Vorteil gegenüber CSV-Dateien: Anwender pflegen Daten über die SharePoint-UX statt in einer Rohdatei, und Listen unterstützen Aufbewahrungsrichtlinien. Eine Projektliste mit Status, Verantwortlichem, Fälligkeit und Phase ist in Minuten angelegt.

Planner Basic für die Aufgaben. Aufgaben, Buckets und Zuweisungen laufen in Planner, eingebettet als Tab in den jeweiligen Teams-Kanal. Damit hat jedes Projekt seinen Aufgabenraum direkt neben Chat und Dateien.

Power Apps und Power Automate für die Logik. Eine Canvas- oder Model-Driven-App auf der Liste gibt dir eine gesteuerte Eingabemaske mit Validierung. Power Automate übernimmt die Prozesse, die früher die SharePoint-2013-Workflows erledigt haben: Genehmigungen, Status-Benachrichtigungen, Eskalationen. Für komplexere Datenmodelle ziehst du die Daten nach Dataverse, was dich näher an die Planner-Premium-Welt bringt.

Power BI für das Reporting. Ein Bericht auf der Liste oder auf Dataverse liefert dir das Portfolio-Dashboard, das du in PWA hattest, ohne PWA. Das ist auch der Punkt, an dem du den weggefallenen OData-Feed ersetzt, denn die alten Berichte auf /pwa/_api/ProjectData laufen seit dem 30. September 2026 ins Leere.

Automatisierung über Graph und PowerShell. Plan- und Aufgaben-Daten liest und schreibst du mit dem Microsoft-Graph-PowerShell-SDK, etwa Get-MgGroupPlannerPlan, Get-MgPlannerPlanTask oder New-MgPlannerTask. Beachte die Schwächen der Planner-API: Filtern und Sortieren werden serverseitig oft ignoriert, du filterst also clientseitig nach dem Abruf. Und die Graph-Planner-Endpunkte decken nur klassische, also Basic-Pläne ab. Premium-Pläne liegen in Dataverse und sind nur über die Dataverse- beziehungsweise Project-Schedule-APIs erreichbar, nicht über Graph Planner. Der Eigenbau spielt deshalb in der Basic-Welt.

Die Grenze: Echte Ressourcen-Nivellierung, kritische Pfade über hunderte Vorgänge und belastbare Baselines bekommst du mit Lists und Planner Basic nicht. Wer das braucht, kommt um Planner Premium, Project Server SE oder ein Fachtool nicht herum. Für 80 Prozent der Projektsteuerung im Mittelstand reicht der Eigenbau aber, und er kostet keine zusätzliche Lizenz.

Der Termin ist vorbei. Project Online ist seit dem 30. September 2026 abgeschaltet, ohne Verlängerung und ohne Read-only-Modus. Wer rechtzeitig exportiert und migriert hat, ist durch. Wer nicht, arbeitet jetzt mit dem, was in Backups, lokalen .mpp-Dateien oder einem Drittanbieter-Backup liegt. Der erste Schritt ist in diesem Fall die ehrliche Bestandsaufnahme: Was ist noch vorhanden, was muss rekonstruiert werden, und reicht das als Grundlage für die Zielplattform.

Bei der Zielplattform entscheidet die Anforderung, nicht das Microsoft-Marketing. Planner Premium ist kein Eins-zu-eins-Ersatz für Project Online. Zeiterfassung mit Genehmigung, Ressourcen-Forecast über lange Zeiträume und ein nativer Migrationspfad fehlen, und der .mpp-Import verliert Baselines, Ressourcen und komplexe Abhängigkeiten.

Bilde deshalb zuerst deine echten Anforderungen ab, und gleiche sie gegen die Optionen ab: Brauchst du Portfolio-Steuerung, führt der Weg zu Plan 3 oder Project Server SE. Plan 5 fällt für Neukäufe weg, weil er seit Mai 2026 im End of Sale ist. Geht es um dokumentenlastige Projekte mit Abrechnung in einer DACH-Branche, ist ein operativer M365-Aufsatz wie Prio365 oft der ruhigere Weg, weil die Daten im Tenant bleiben und die Einführung auf bekanntem Boden stattfindet.

Brauchst du echte Portfolio-, Kapazitäts- und Ressourcensteuerung nah am alten Project-Online-Umfang, sind TPG ProjectPowerPack oder Altus PPM die tenant-internen Kandidaten, wobei Altus mit einem Migrations-Connector für Project-Online-Daten punktet, der auch aus Backups noch Ressourcen und benutzerdefinierte Felder zieht. Sind deine Teams crossfunktional und visuell getrieben, sind Asana oder monday.com stärker, sofern die Daten den Anbieter-Cloud-Pfad dürfen. Für Software-Teams bleibt Jira gesetzt.

Die Build-versus-Buy-Frage beantwortet sich am Reifegrad: Mit SharePoint Lists, Planner, Power Platform und Power BI baust du ohne Zusatzlizenz eine solide Steuerung für den Mittelstand.

Sobald echte PPM-Tiefe gefragt ist, kaufst du sie ein. Beide Wege sind verteidigungsfähig, panisches Migrieren ohne Anforderungsanalyse ist es nicht.