M365

Microsoft Sway

Allgemeine Infos

Microsoft Sway gestaltet aus Texten, Bildern, Videos und eingebetteten Inhalten responsive Webseiten, die sich auf PC, Tablet und Smartphone automatisch anpassen. Typische Einsatzzwecke sind interne Newsletter, Projektberichte, Willkommensseiten für neue Mitarbeitende und einfache Präsentationen, die ohne Webdesign-Kenntnisse gut aussehen sollen.

Status: Laut Message Center (MC1213784) hat Microsoft die Sway-Desktop-App für Windows zum 1. Juni 2026 eingestellt. Sway bleibt im Browser unter sway.cloud.microsoft nutzbar, vorhandene Inhalte bleiben unverändert erreichbar, und laut Microsoft werden keine Funktionen entfernt, nur die App ist betroffen.

Abgrenzung: Für dauerhafte Intranetinhalte mit Navigation, Berechtigungen und Suche sind SharePoint-Seiten besser geeignet. Sway eignet sich für einzelne, gestaltete Veröffentlichungen, die per Link geteilt werden.

Funktionsweise & Details

So entsteht ein Sway:

  1. Im Browser legst Du ein neues Sway an, aus einer Vorlage, einem Thema oder durch Import eines Word- oder PDF-Dokuments.
  2. Inhalte werden in Karten im Storyline-Bereich angeordnet, Gruppen bilden Abschnitte, Diashows oder Vergleiche.
  3. Ein Design und die Anordnung (vertikal, horizontal, Folien) bestimmen das Layout, Sway passt die Darstellung automatisch an das Gerät an.
  4. Die Freigabe erfolgt per Link: nur für Personen der Organisation, für bestimmte Personen oder für alle mit dem Link, optional mit Kennwort.
  5. Admins steuern im Microsoft 365 Admin Center, ob Sway aktiviert ist, ob externe Freigabe erlaubt ist und welche Inhaltsquellen eingebunden werden dürfen.

Vorteile & Nutzen

  • Gestaltete Webseiten entstehen in kurzer Zeit, ohne Designer oder CMS.
  • Das responsive Layout ist auf Smartphones gut lesbar, wichtig für Mitarbeitende ohne Büroarbeitsplatz.
  • Teilen per Link mit wählbarer Reichweite passt für interne und externe Zielgruppen.
  • Die Web-Version bleibt verfügbar, für Benutzer ändert sich nach dem Ende der Windows-App wenig.

Praxisbeispiel

Die Personalabteilung eines Werkzeugbauers mit 400 Mitarbeitenden, davon viele in der Produktion ohne PC, verschickt ihren Quartals-Newsletter bisher als PDF. Sie erstellt ihn künftig als Sway mit Bildern aus der Fertigung und einem kurzen Video und teilt den Link für Personen der Organisation über Teams und Viva Engage. Auf dem Smartphone ist der Newsletter deutlich besser lesbar als das PDF. Die frühere Windows-App wird aus den Intune-Zuweisungen entfernt.

Worauf sollte man achten?

  • Die Sway-Windows-App aus Softwareverteilung und Anleitungen entfernen und auf sway.cloud.microsoft verweisen.
  • Externe Freigabe von Sway im Admin Center bewusst einstellen, Links für Jeder sind öffentlich auffindbar, wenn sie weitergegeben werden.
  • Für dauerhafte Inhalte mit Pflege- und Aufbewahrungspflicht SharePoint-Seiten statt Sway nutzen.
  • Die langfristige Strategie von Microsoft für Sway beobachten, weitere Abkündigungen sind im Message Center zu erwarten.
  • Barrierefreiheit prüfen (Alternativtexte, Kontraste), Sway bietet dafür einen eigenen Prüfmodus.

Lizenz & Verfügbarkeit

Sway ist für geschäftliche Konten in den Microsoft-365- und Office-365-Plänen enthalten, laut Quelldaten etwa Business Basic, Business Standard, Business Premium, E1, E3 und E5, und für Privatnutzer mit Microsoft-Konto kostenlos. Die Windows-Desktop-App ist seit 1. Juni 2026 eingestellt, die Web-Version bleibt verfügbar. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Sway bleibt als Web-App eine schnelle Lösung für gestaltete Berichte und Newsletter, die Windows-App ist Geschichte. Für dauerhafte Intranetinhalte lohnt sich der Vergleich mit SharePoint-Seiten.

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