Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestütztes Werkzeug, das tief in die Microsoft-365-Umgebung integriert ist.
Es nutzt große Sprachmodelle, um natürliche Sprache zu verarbeiten, mit Inhalten im Microsoft Graph wie E-Mails, Dokumenten, Chats, Kalendern und Kontakten zu verknüpfen und in Office-Anwendungen kontextbezogene Vorschläge, Texte, Zusammenfassungen sowie Auswertungen bereitzustellen.
Copilot | Einführung
Zur erfolgreichen Einführung und Nutzung von Copilot stehen verschiedene Steuerungsmechanismen zur Verfügung.
Die Einführung kann beispielsweise über die aktive Benutzerquote, eine Bewertung der KI-Einführung oder die Anzahl der mit Copilot unterstützten Stunden überwacht werden. Auch eine Übersicht der Förderer und die Einführung nach App bieten Einblicke in die Nutzung innerhalb der letzten 30 Tage.
Es kann einige Zeit dauern, bis erste Nutzungsdaten sichtbar sind, da Berichte bis zu 72 Stunden benötigen, um aktualisiert zu werden.
Copilot | Lizenzmanagement und Updates
Die Verwaltung von Copilot-Lizenzen erfolgt zentral, indem Produkte ausgewählt und Lizenzen zugewiesen werden. Informationen zu Updatekanälen und zum Status der verbundenen Benutzeroberflächen sowie zu OneDrive werden bereitgestellt, sobald entsprechende Daten vorliegen.
Für neue Organisationen werden diese monatlichen Daten ab dem ersten Nutzungsmonat angezeigt. Änderungen, neue Features und bekannte Dienstprobleme werden regelmäßig kommuniziert, sodass Administratorinnen und Administratoren stets auf dem neuesten Stand bleiben.
Effizienzsteigerung und Automatisierung
Microsoft 365 Copilot unterstützt dabei, schneller und intelligenter zu arbeiten. Durch die Integration in die Apps können Arbeitsabläufe optimiert, Posteingänge effizient verwaltet, Informationen gezielt gefunden und erste Entwürfe erstellt werden.
Zudem lassen sich wiederkehrende Prozesse wie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder die Rechnungsstellung automatisieren, wodurch die Konzentration auf das Wesentliche erleichtert wird.
Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Copilot übernimmt die in Microsoft 365 eingerichteten Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzrichtlinien. Dabei bleibt die Kontrolle beim Unternehmen: Copilot greift nur auf Inhalte zu, für die die jeweilige Person mindestens Leseberechtigung besitzt.
Die Berechtigungen richten sich nach den bestehenden Zugriffsmodellen, beispielsweise SharePoint- oder Teams-Berechtigungen. Es ist besonders hervorzuheben, dass Microsoft weder die Eingaben (Prompts) noch die generierten Antworten zur Schulung der zugrundeliegenden KI-Modelle verwendet. Copilot arbeitet innerhalb des Microsoft-365-Service-Boundary und nutzt Azure-OpenAI-Services, nicht die öffentlich zugänglichen OpenAI-Dienste.
Speicherung und Löschung von Interaktionsdaten
Alle Eingaben und generierten Antworten werden, einschließlich eventueller Zitate, als Teil des Copilot-Aktivitätsverlaufs im tenant-eigenen Bereich von Exchange Online gespeichert. Diese Speicherung erfolgt verschlüsselt und gemäß den vertraglichen Verpflichtungen, insbesondere den Product Terms und dem Data Protection Addendum. Über Microsoft Purview können diese Daten durchsucht und mittels Aufbewahrungsrichtlinien verwaltet werden. Nutzerinnen und Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, ihren eigenen Copilot-Aktivitätsverlauf eigenständig zu löschen.
Einstellungen
Speicherort der Interaktionsdaten: Die Inhalte aller Interaktionen mit Copilot – dazu zählen sowohl die Eingabeaufforderungen („Prompts“) als auch die generierten Antworten und der semantische Index – werden in Übereinstimmung mit den geltenden Datenresidenz-Verpflichtungen gespeichert. Dies erfolgt entweder in der jeweils zutreffenden lokalen geografischen Region („Local Region Geography“) oder gemäß der für den jeweiligen Tenant festgelegten „Preferred Data Location“ (PDL).
LLM-Verarbeitung und Datenfluss: Bei der Nutzung von Copilot werden die eingegebenen Texte zur Verarbeitung an das große Sprachmodell (LLM) in dem geografisch nächstgelegenen Azure-OpenAI-Rechenzentrum gesendet. Sollte eine besonders hohe Auslastung vorliegen, kann es vorkommen, dass LLM-Anfragen auch in andere Regionen umgeleitet werden. Für Kundinnen und Kunden aus der EU greifen dabei zusätzliche Schutzmaßnahmen im Rahmen der EU Data Boundary: Der gesamte Datenverkehr, der aus der EU stammt, bleibt innerhalb der EU-Region. Im Gegensatz dazu kann Datenverkehr aus anderen Teilen der Welt zur Verarbeitung entweder in die EU oder in andere Regionen übertragen werden. Sofern der Dienst außerhalb der EU genutzt wird oder optionale Funktionen aktiviert sind, besteht die Möglichkeit, dass Daten auch in Regionen außerhalb Europas verarbeitet werden.
Erweiterungen und Integration von Drittanbietern: Microsoft 365 Copilot ermöglicht die Aktivierung von Graph-Connectors und sogenannten „Agents“, wodurch externe Datenquellen wie beispielsweise CRM-Systeme eingebunden werden können. Administratorinnen und Administratoren haben im Admin Center die Möglichkeit, granular zu steuern, welche Agents innerhalb der Organisation zugelassen werden. Vor dem Einsatz solcher externer Agents ist es jedoch unerlässlich, die jeweiligen Datenschutz- und Nutzungsbedingungen sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung den unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben entspricht.
Benutzerzugriff
Opal (Frontier)
Opal ist eine Funktion im Frontier-Programm für Microsoft 365 Copilot. Benutzer*innen können Opal beauftragen, Aufgaben automatisch auf einem sicheren Windows Cloud PC für sie zu erledigen, etwa das Sammeln von Nachweisen für Audits oder das Einreichen von Stundenzetteln. Administrator*innen bestimmen, auf welche Websites Opal zugreifen darf.
Um Opal zu nutzen, muss zuerst eine einmalige Einrichtung im Opal-Adminportal abgeschlossen werden. Notwendig sind unter anderem Intune- und Microsoft 365 Copilot-Lizenzen. Die Aktivierung erfolgt im Microsoft 365 Admin Center, danach wird die Konfiguration im Opal Admin Portal fortgesetzt (Cloud PCs anlegen, Websites freigeben, Anleitungen und Startvorlagen hinterlegen).
derzeit nur im Frontier Early Access-Programm mit Microsoft 365 Copilot-Lizenz verfügbar!
Microsoft Copilot for Sicherheit
Microsoft Copilot for Sicherheit ist ein KI-basierter Assistent für Security-Teams. Sie benötigen ein Azure-Abonnement, eine Ressourcengruppe und einen eindeutigen Kapazitätsnamen.
Wählen Sie die Region und geben Sie an, wie viele Sicherheits-Compute-Einheiten (SCUs) Sie bereitstellen möchten.
Eine bereitgestellte SCU kostet 4 USD pro Stunde. Für kurzfristigen Mehrbedarf können Sie zusätzliche Überlast-SCUs zu 6 USD pro Stunde nutzen. Die Verwaltung erfolgt über das Azure-Portal, ein Dashboard zeigt Nutzung und Kosten transparent an.
Microsoft 365 Copilot-Self-Service-Käufe
Mit den Self-Service-Testversionen und -Käufen für Microsoft 365 Copilot erhalten Benutzer*innen die Möglichkeit, das Produkt eigenständig zu testen oder zu erwerben, ohne dass ein*e Administrator*in eingreifen muss.
Diese Funktion bietet den Vorteil, dass Endanwender*innen flexibel und unmittelbar auf neue Tools zugreifen können, was die Akzeptanz und Verbreitung innerhalb der Organisation fördert. Gleichzeitig hilft die Self-Service-Option Administrator*innen dabei, die tatsächliche Nachfrage nach Microsoft 365 Copilot im Unternehmen zu erkennen und gezielt zu steuern, indem sie die Nutzungs- und Lizenzstatistiken überwachen.
Die Aktivierung von Self-Service-Käufen kann zentral über das Microsoft 365 Admin Center gesteuert werden. Administrator*innen behalten dabei die Übersicht über getätigte Käufe und können bei Bedarf Richtlinien für die Nutzung oder den Erwerb von Lizenzen definieren.
Microsoft 365 Copilot-Apps an die Windows-Taskleiste anheften
Die Microsoft 365 Copilot-Apps eröffnen Anwender*innen eine neue, KI-gestützte Möglichkeit, ihre Produktivität zu steigern und alltägliche Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Damit Sie die Microsoft 365 Copilot-App sowie weitere zugehörige Apps schnell und unkompliziert erreichen können, empfiehlt es sich, diese an die Windows-Taskleiste anzuheften.
- So gelangen Sie direkt und ohne Umwege zu den wichtigsten Funktionen von Microsoft 365 Copilot.
- Die angehefteten Apps sind stets sichtbar und mit einem Klick verfügbar, was die tägliche Nutzung erleichtert.
- Diese Vorgehensweise ist besonders für Geräte sinnvoll, die über Intune verwaltet werden und auf denen die Microsoft 365 Copilot-Apps bereits installiert sind – sowohl unter Windows 10 als auch unter Windows 11.
Das Anheften der Microsoft 365 Copilot-Apps an die Taskleiste sorgt dafür, dass die KI-basierten Tools im Arbeitsalltag immer griffbereit sind und hilft dabei, die Integration neuer Arbeitsweisen nahtlos zu unterstützen.
Microsoft 365 Copilot in Admin Centern
Die Integration von Microsoft 365 Copilot in den verschiedenen Admin Centern ermöglicht IT-Administratoren eine effizientere Verwaltung und Nutzung KI-gestützter Funktionen innerhalb der Organisation. Dabei werden die Zugriffsrechte strikt beachtet: Administratoren sehen nur die Inhalte und Informationen, für die sie gemäß ihrer Rolle berechtigt sind. Die Bereitstellung erfolgt im Microsoft 365 Admin Center, Exchange Admin Center, SharePoint Online Admin Center sowie im Microsoft Teams Admin Center.
Nach einer Änderung der Einstellungen kann es einige Stunden dauern, bis die Anpassungen vollständig umgesetzt sind. Um die Nutzung von Microsoft 365 Copilot gezielt einzuschränken, besteht die Möglichkeit, bestimmte Administratoren einer Sicherheitsgruppe mit dem Namen CopilotForM365AdminExclude hinzuzufügen. Mitglieder dieser Gruppe sind vom Zugriff auf Copilot in den Admin Centern ausgeschlossen. Die Verwaltung dieser Sicherheitsgruppen erfolgt über die entsprechenden Admin-Oberflächen, sodass Sie die Kontrolle über die Zugriffsrechte jederzeit behalten.
Wenn niemand in Ihrer Organisation Mitglied der berechtigten Sicherheitsgruppen ist, kann Microsoft 365 Copilot in den Admin Centern nicht verwendet werden. So bleibt die IT-Sicherheit und Compliance jederzeit gewährleistet.
Microsoft 365 Copilot Chat anheften
Copilot Chat ist eine sichere, konforme Chatoberfläche für generative KI und für alle Benutzer in Ihrer Organisation verfügbar. Heften Sie Copilot Chat in Microsoft 365-Apps (Web, Desktop, Mobil) sowie an die Windows-Taskleiste an, damit Nutzer schnell darauf zugreifen können.
Für berechtigte Benutzer ist Copilot Chat in den Apps standardmäßig angeheftet. Die Einstellungen dazu nehmen Sie im Admin Center vor. So steigern Sie die Produktivität und erleichtern den Zugang zu KI-gestützten Funktionen.
Copilot-Abrechnung mit nutzungsbasierter Bezahlung
Für Unternehmen, die Flexibilität und Kostentransparenz bevorzugen, bietet Microsoft 365 Copilot einen nutzungsbasierten Tarif („pay-as-you-go“) an. Administratoren richten die Abrechnung im Microsoft 365 Admin Center ein, indem sie ein Abrechnungskonto hinterlegen und Abrechnungsrichtlinien mit den gewünschten Diensten verbinden. Dies ermöglicht eine genaue Zuweisung der Kosten zu Projekten oder Abteilungen.
Die Nutzung und die damit verbundenen Kosten können IT-Administratoren in Echtzeit über integrierte Dashboards überwachen. Hier erhalten sie Einblick in Verbrauchsmuster, aktuelle Ausgaben und Prognosen, sodass Budgetkontrolle und Kostenoptimierung jederzeit gewährleistet sind. Für Unternehmen mit festen Nutzergruppen lässt sich zudem die Lizenzzuweisung für lizenzbasierte Copilot-Abonnements zentral verwalten.
Der nutzungsbasierte Tarif bietet Vorteile wie bedarfsorientierte Kosten, einfache Skalierung und den Wegfall ungenutzter Lizenzen. Typische Anwendungsfälle sind saisonale Projekte, Pilotphasen oder die gezielte Bereitstellung von Copilot-Funktionen für bestimmte Teams. Administratorrollen ermöglichen es, Berechtigungen für die Abrechnungsverwaltung, das Monitoring sowie die Lizenzzuweisung granular zu steuern.
Im Abrechnungsprozess werden die genutzten Copilot-Funktionen monatlich abgerechnet, wobei Preisdetails und Abrechnungsberichte im Admin Center transparent einsehbar sind. Überwachungsfunktionen unterstützen IT-Administratoren dabei, die Nutzung effizient zu steuern, Ausreißer frühzeitig zu erkennen und Compliance-Anforderungen einzuhalten.
Copilot in Edge
Copilot in Edge bietet Ihrer Organisation einen KI-basierten Chat, der speziell für den Umgang mit Unternehmensdaten und den Schutz der Privatsphäre entwickelt wurde. Um die KI-Funktionen für Copilot in Edge zu aktivieren, fügen Sie in den Einstellungen von Microsoft Edge ein Konfigurationsprofil hinzu.
Dadurch können Administratoren gezielt steuern, welche Funktionen für Nutzer verfügbar sind, und sicherstellen, dass alle Datenschutz- und Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Zudem lässt sich die Integration von Copilot in Edge flexibel an die individuellen Bedürfnisse der Organisation anpassen.
Copilot in Bing, Edge und Windows
Copilot in Bing, Edge und Windows bietet KI-gestützte Chats für das Web. Copilot ist für alle verfügbar und erfordert nicht, dass sich Benutzer anmelden oder eine Lizenz besitzen.
Microsoft bietet Copilot mit kommerziellem Datenschutz an, der standardmäßig für Benutzer aktiviert ist, die über eine berechtigende Lizenz verfügen und mit ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto angemeldet sind. Beim kommerziellen Datenschutz werden die Chatdaten nicht gespeichert oder zum Trainieren von Large Language Models verwendet. Weitere Informationen zu Copilot mit kommerziellem Datenschutz finden Sie auf der offiziellen Microsoft-Website.
Um sicherzustellen, dass Personen ausschließlich Copilot mit kommerziellem Datenschutz verwenden, wenn sie mit dem Netzwerk Ihrer Organisation verbunden sind, aktualisieren Sie Ihre DNS-Einträge entsprechend. Weiterführende Hinweise zum Erzwingen des kommerziellen Datenschutzes erhalten Sie ebenfalls in der Microsoft-Dokumentation.
Copilot Frontier
Das Frontier-Programm bietet Ihrer Organisation die Möglichkeit, frühzeitig experimentelle und innovative Vorschau-Features von Microsoft zu testen. Alle Frontier-Features und -Agents befinden sich in einer Vorschauphase und könnten nicht dauerhaft verfügbar sein. Um das volle Potenzial des Frontier-Programms auszuschöpfen, sollten Sie die Vorschaufeatures in Web-Apps, Desktop-Apps und Agents aktivieren. Dies ermöglicht es Ihnen, neueste KI-Innovationen direkt zu erleben, Feedback an die Produktteams zu geben und so die Weiterentwicklung aktiv mitzugestalten.
Mit Frontier profitieren Sie von exklusivem Early-Access zu bahnbrechenden Funktionen und können Ihre Erfahrungen mit der Community teilen. Neue Features wie Microsoft Agent 365, Copilot Pages, der Vertriebsentwicklungsagent und KI-fähige Cloud-PCs stehen Ihnen zur Erkundung bereit. Nutzen Sie die Gelegenheit, die jüngsten agents und Microsoft 365 Copilot-Innovationen zu testen und die Produktivität Ihrer Organisation weiterzuentwickeln.
Weitere Informationen sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung der Frontier-Funktionen finden Sie in den zusätzlichen Ressourcen und der Microsoft Tech Community.
Datenzugriff
Websuche nach Microsoft 365 Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat
Copilot verwendet Webinhalte, um die Antwortqualität zu verbessern. Aktivieren Sie die Websuche, damit Ihre Benutzer genauere und relevantere Antworten erhalten, die mit den neuesten Erkenntnissen aus dem Web bereichert werden.
Wenn die Websuche deaktiviert ist, kann dies die Qualität der Copilot-Antworten für Ihre Nutzer beeinträchtigen. Ohne Websuche greift Copilot ausschließlich auf internes Wissen zurück, das möglicherweise veraltet, unvollständig oder fehlerhaft ist.
People Skills in Microsoft 365 Copilot
Personen Skills ist ein KI-gestützter Dienst in Microsoft 365, der für Ihre Benutzer automatisch individuelle Qualifikationsprofile generiert. Diese Profile werden anhand einer flexiblen, integrierten Skill-Taxonomie erstellt und dienen als Datenbasis für skillsgesteuerte Funktionen in Microsoft 365 Copilot, Viva und weiteren Microsoft 365-Diensten.
- Für Führungskräfte: Personen Skills liefert wertvolle Erkenntnisse, um die KI-Transformation im Unternehmen gezielt vorzubereiten und zu beschleunigen.
- Für Mitarbeitende: Nutzer erhalten personalisierte Kompetenzprofile, können sich mit anderen vernetzen und neue Entwicklungsmöglichkeiten entdecken.
Lizenzierung: Personen Skills ist bereits in Microsoft 365 Copilot- und Viva-Lizenzen enthalten. Es sind keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich. Der Leistungsumfang variiert je nach Serviceplan (z. B. Foundation oder Advanced).
Wo werden Personen Skills genutzt? Die Qualifikationsdaten erscheinen direkt in Microsoft 365, z. B. im Profil, in Copilot-Antworten, im Org Explorer, Personen Companion, Viva Learning und den Copilot-Analysen. So profitieren sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen von einem besseren Verständnis und Management der vorhandenen Kompetenzen.
KI-Anbieter für andere große Sprachmodelle
Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio ermöglichen es Unternehmen, neben Microsoft-Modellen auch andere große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) einzubinden. Dazu zählen insbesondere die Claude-Modelle von Anthropic, die außerhalb der Microsoft-Infrastruktur gehostet werden. Diese Integration bietet erweiterte Möglichkeiten wie das Zusammenfassen von Inhalten, das Beantworten komplexer Fragen, das Synthetisieren von Informationen sowie die Unterstützung bei der Ideengenerierung.
Da die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung externer LLMs – wie den Claude-Modellen von Anthropic – außerhalb von Microsoft erfolgt, gelten abweichende Datenschutzbestimmungen und vertragliche Rahmenbedingungen. Vor der Aktivierung sollten IT-Administratoren die jeweiligen Datenschutzrichtlinien und Compliance-Anforderungen sorgfältig prüfen.
Bitte beachten Sie, dass die Nutzung externer LLMs zusätzliche Prüfungen im Hinblick auf Datenschutz, Datenspeicherung und Compliance erfordern kann. Es empfiehlt sich, vor der Aktivierung Rücksprache mit der Rechts- oder Datenschutzabteilung zu halten.
Empfehlungen für die Microsoft 365 Copilot-Lizenzierung
Microsoft kann Lizenzierungsempfehlungen auf Basis der Aktivität in Microsoft 365-Apps bereitstellen. Diese Empfehlungen unterstützen Ihre Organisation dabei, fundierte Entscheidungen für die Einführung von Copilot zu treffen und die Lizenzzuweisung gezielt zu optimieren. So erhalten Sie Hinweise darauf, in welchen Bereichen oder Teams der Einsatz von Copilot besonders sinnvoll ist und wo Lizenzen effizient genutzt werden können.
Bitte beachten Sie, dass diese Empfehlungen ausschließlich Benutzern mit einer entsprechenden Administratorrolle angezeigt werden. Dazu zählen insbesondere Lizenzadministratoren oder Benutzeradministratoren, die über die Berechtigung zur Verwaltung von Benutzerlizenzen verfügen.
Es empfiehlt sich, regelmäßig die Lizenzberichte und Empfehlungen zu prüfen, um eine optimale Lizenznutzung sicherzustellen und unnötige Kosten zu vermeiden.
Datensicherheit und Compliance
Mit Microsoft Purview können Unternehmen Copilot-Daten in Microsoft 365 zuverlässig schützen und Compliance-Anforderungen gezielt erfüllen.
Die Plattform bietet zentrale Richtlinien zur Datensicherheit, Überwachung von KI-Interaktionen und frühzeitige Risikoerkennung durch Insider-Risikomanagement.
Sensible Inhalte werden mit Vertraulichkeits-Labels klassifiziert und geschützt, während Aufbewahrungsrichtlinien das Datenlebenszyklus-Management sichern.
Communication Compliance überwacht Nachrichtenflüsse, Audit-Logs dokumentieren Aktivitäten und eDiscovery unterstützt bei der gezielten Suche relevanter Copilot-Inhalte.
Copilot in Power Plattform und Dynamics 365
Für die Verwaltung von Microsoft Copilot, Agents und Copilot Agents in Power Plattform und Dynamics 365 steht Ihnen das Power Plattform Admin Center zur Verfügung. Hier können Administratorinnen und Administratoren spezifische Einstellungen vornehmen, um die Nutzung von Copilot gezielt an die Anforderungen der jeweiligen Produktlandschaft und Unternehmensrichtlinien anzupassen. Dazu gehören unter anderem die Zuweisung von Rollen und Berechtigungen, die Konfiguration von Datenschutzoptionen sowie die Überwachung von KI-Interaktionen und Agent-Aktivitäten.
Im Admin Center lassen sich zudem individuelle Richtlinien für die Datenverarbeitung und -speicherung festlegen, sodass Sie die Compliance-Anforderungen auch für Copilot-Anwendungen innerhalb von Power Plattform und Dynamics 365 sicherstellen können. Die zentrale Verwaltung ermöglicht es, Copilot-Funktionen flexibel zu aktivieren oder einzuschränken und so die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten zu behalten. Eine regelmäßige Überprüfung der Einstellungen wird empfohlen, um die Sicherheit und Effizienz der eingesetzten Copilot-Lösungen kontinuierlich zu gewährleisten.
Agents
Agents sind spezialisierte, KI-basierte Assistenten innerhalb von Microsoft Copilot, die darauf ausgelegt sind, gezielte Aufgaben und Prozesse für Nutzerinnen und Nutzer zu automatisieren oder zu unterstützen. Sie können beispielsweise Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen, Standardprozesse abbilden oder individuelle Workflows ermöglichen.
Administratorinnen und Administratoren haben umfangreiche Steuerungsmöglichkeiten hinsichtlich der Benutzerinteraktion mit Agents. Dazu gehört die gezielte Auswahl, welche Nutzer oder Gruppen auf bestimmte Agents zugreifen dürfen. Über Freigabeberechtigungen lässt sich regeln, welche Agents organisationseinweit bereitgestellt oder nur für bestimmte Teams nutzbar sind.
Wichtig: Werden Agents oder Apps verwendet, die Daten an Nicht-Microsoft-Dienste übertragen oder dort verarbeiten, unterliegen diese Daten nicht den Microsoft-Vereinbarungen. In solchen Fällen sollten immer die unternehmensinternen Richtlinien und Vorgaben zum Datenschutz und zur Datennutzung konsultiert werden.
Copilot-Aktionen
Copilot-Videogenerierung
Mit der Copilot-Videogenerierung können Benutzer schnell Videos erstellen, indem sie KI-Features für Schulungen, Ankündigungen und Geschichtenerzählen verwenden. Es hilft Ihrer Organisation, visuell zu kommunizieren und effizienter zu arbeiten.
Copilot-Videogenerierung verwendet verantwortungsvolle KI, um schädliche Inhalte während des Uploads oder der Erstellung zu blockieren. Darüber hinaus ermöglicht die Funktion eine einfache Integration von Unternehmensrichtlinien, indem Administratorinnen und Administratoren definieren können, wer Zugriff auf die Videogenerierung erhält und wie die erstellten Inhalte genutzt werden dürfen. So wird sichergestellt, dass die Videoproduktion im Einklang mit den internen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfolgt.
Copilot-Bildgenerierung
Mit Copilot Bildgenerierung können Benutzer Copilot bitten, Bilder zu erstellen, zu entwerfen und zu bearbeiten, um Ideen zu visualisieren und ihre Projekte zu verbessern. Die KI-gestützte Bildgenerierung unterstützt verschiedene Anwendungsfälle, etwa die schnelle Entwicklung von Grafiken für Präsentationen, die Gestaltung von Schulungsmaterialien oder das kreative Erarbeiten von Designvorschlägen.
Administratorinnen und Administratoren können steuern, wer im Unternehmen Zugriff auf diese Funktion erhält und wie generierte Inhalte verwendet werden dürfen, sodass interne Richtlinien zu Datenschutz und Compliance stets eingehalten werden.
Copilot in Teams-Besprechungen
Die Integration von Copilot und KI-Funktionen in Microsoft Teams-Räume steigert Effizienz und Zusammenarbeit. Für alle Funktionen ist eine Teams Room Pro-Lizenz nötig; Nutzer brauchen außerdem passende Microsoft 365- und ggf. Copilot-Lizenzen.
Zu den KI-Features zählen Meeting-Assistenten, Livetranskripte, Untertitel, Rauschunterdrückung und Sprechererkennung. Intelligent Speaker und Sprecherzuordnung funktionieren nur mit aktuellen Windows-Geräten.
Regelmäßige Updates sind Pflicht. Lizenzen und Features werden im Admin Center verwaltet, Einstellungen wie Transkription und Sprachisolation sollten aktiv sein.
Andere Einstellungen
Copilot-Diagnoseprotokolle
Gilt für „Microsoft 365 Copilot“
Wenn Benutzer ein Problem haben und keine Feedback- und Diagnoseprotokolle an Microsoft senden können, können Sie ausführliche Protokolle in ihrem Auftrag übermitteln. Die Daten umfassen Eingabeaufforderungen und generierte Antworten, relevante Inhaltsbeispiele und zusätzliche Protokolldateien.
Wenn Feedback für Ihre Organisation deaktiviert ist, können Sie es im Admin Center für Apps wieder aktivieren. Zum Apps Admin Center wechseln
Erfassen und Senden Sie Protokolle im Auftrag eines bestimmten Benutzers an Microsoft. Sie sammeln die Daten, übermitteln sie an Microsoft, und dann wird der Benutzer über die Datensammlung benachrichtigt.
Copilot-Benutzerwörterbuch
Gilt für „Copilot in Microsoft Teams & Microsoft Teams“
Laden Sie benutzerdefinierte Wörterbücher hoch, um die Qualität der Entitätserkennung zu verbessern. Wörterbücher identifizieren und definieren das Vokabular Ihrer Organisation, sodass Eigennamen, Fachjargon und andere Sprachen besser übersetzt und transkribiert werden können.
Die Integration solcher Wörterbücher stellt sicher, dass Copilot und andere KI-gestützte Funktionen branchenspezifische Begriffe, Produktnamen oder abteilungsinterne Abkürzungen korrekt erkennen und verarbeiten.
Administratorinnen und Administratoren können diese Wörterbuchdateien zentral im Admin Center verwalten und aktualisieren, um eine konsistente und hochwertige Spracherkennung für alle Teams-Räume und Anwendungen zu gewährleisten.
Einstellungen zum Datenschutz und zur Nutzungskontrolle
Administratorinnen und Administratoren haben umfassende Möglichkeiten, den Einsatz von Microsoft 365 Copilot gezielt zu steuern und flexibel an die unternehmensspezifischen Datenschutzvorgaben anzupassen:
- Lizenzzuweisung:
Sie können Copilot-Lizenzen einzelnen Nutzerinnen und Nutzern oder auch ganzen Gruppen zuweisen bzw. entziehen. Dadurch lässt sich der Nutzerkreis, der Zugriff auf Copilot erhält, bedarfsgerecht einschränken und steuern. - Richtlinien für verbundene Erfahrungen:
Die Datenschutzkontrollen für verbundene Erfahrungen, bei denen Inhalte analysiert werden, beeinflussen direkt die Verfügbarkeit von Copilot. Werden diese Funktionen vollständig deaktiviert, stehen die Copilot-Features in den Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook nicht zur Verfügung. - Optionale verbundene Erfahrungen:
Werden zusätzliche verbundene Erfahrungen wie etwa die Web-Suche deaktiviert, entfallen die entsprechenden Copilot-Funktionen. Somit können Administratorinnen und Administratoren gezielt steuern, welche Funktionen im Unternehmen verfügbar sind. - Purview-Integration:
Zur Überwachung und Steuerung des Umgangs mit sensiblen Informationen kann Microsoft Purview eingesetzt werden. Mit Data-Loss-Prevention, Sensitivity Labels, E-Discovery und Retention Policies lassen sich Copilot-Interaktionen gezielt überwachen und regulieren. Für Copilot können zudem separate, auf KI-Anwendungen zugeschnittene Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien definiert werden. Die Speicherung erfolgt in speziellen, verborgenen Exchange-Ordnern und wird zentral über die Compliance-Tools verwaltet.
Opt-out- und Transparenzoptionen
Die Nutzung von Copilot kann gezielt auf individueller Ebene oder für bestimmte Gruppen kontrolliert werden. Dazu besteht die Möglichkeit, einzelnen Nutzerinnen und Nutzern oder ganzen Gruppen die Copilot-Lizenz zu entziehen oder entsprechende Gruppenrichtlinien zu konfigurieren. Auf diese Weise lässt sich der Zugriff auf Copilot bedarfsgerecht steuern und an die jeweiligen Datenschutzanforderungen im Unternehmen anpassen.
Zudem haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihren eigenen Copilot-Aktivitätsverlauf eigenständig zu verwalten. Über das My Account-Portal können sie gespeicherte Prompts und Copilot-Antworten löschen und somit ihre Datenhoheit wahren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Transparenz gegenüber der Belegschaft. Es ist essenziell, alle Betroffenen über die Aktivierung oder Deaktivierung von Copilot-Funktionen sowie über die jeweiligen Auswirkungen auf den Datenschutz zu informieren. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung der erforderlichen Informationen gemäß Art. 13 DSGVO, Angaben zur Speicherdauer von Prompts und Antworten sowie Hinweise auf bestehende Opt-out-Möglichkeiten. Nur durch eine umfassende Kommunikation und Dokumentation können die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und das Vertrauen der Mitarbeitenden gestärkt werden.
Schutz vor Prompt-Injection und verantwortungsvolles KI-Design
Prompt-Injection-Angriffe stellen eine ernstzunehmende Bedrohung für die Sicherheit und Integrität von KI-Systemen dar, da sie darauf abzielen, die vorhandenen Schutzmechanismen und Sicherheitsgrenzen des Modells gezielt zu umgehen. Microsoft 365 Copilot begegnet diesem Risiko mit fortschrittlichen technischen Maßnahmen: Spezielle „Jailbreak“- und Prompt-Injection-Filter sind im System integriert und erkennen schädliche Eingaben, um diese automatisiert zu blockieren.
Trotz dieser technischen Schutzmaßnahmen ist es empfehlenswert, auf organisatorischer Ebene ergänzende Vorkehrungen zu treffen. Dazu zählt insbesondere die gezielte Schulung der Mitarbeitenden. Nutzerinnen und Nutzer sollten regelmäßig sensibilisiert werden, keine sensiblen Daten wie Passwörter oder vertrauliche Unternehmensinformationen in Copilot-Prompts einzugeben. Ebenso ist ein bewusster und kritischer Umgang mit externen Inhalten – beispielsweise E-Mails, Dokumenten oder Webseiten – essenziell, da diese potenzielle Angriffsflächen bieten können.
Um den Schutz besonders vertraulicher Informationen weiter zu erhöhen, empfiehlt sich der Einsatz von Microsoft Purview Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien sowie Sensitivity Labels. Diese ermöglichen es, den Umgang mit sensiblen Daten (wie Gesundheitsdaten, HR-Informationen oder Rechtsdokumenten) gezielt zu steuern und sicherzustellen, dass solche Informationen weder in Copilot-Prompts eingebracht noch vom System ausgegeben werden können.
Weitere Links
| Beschreibung des Links | URL |
| Data, Privacy, and Security für Microsoft 365 Copilot – beschreibt, welche Daten Copilot nutzt, wie Eingaben verarbeitet werden und dass Prompts/Antworten nicht zur Schulung der LLMs verwendet werden; erläutert auch das Routing von LLM-Aufrufen innerhalb der Region und die zusätzlichen EU Data-Boundary-Schutzmaßnahmen. | https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy |
| Data Residency für Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat (Microsoft 365 Enterprise) – legt fest, dass die Inhalte von Copilot-Interaktionen und der semantische Index im Local Region Geography / der Preferred Data Location des Tenants gespeichert werden. | https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/m365-dr-workload-copilot?view=o365-worldwide |
| Data, privacy & security für Websuche (Bing-Integration) – erklärt die optionale Web-Search-Funktion von Copilot: für Suchanfragen wird nur ein aus dem Prompt abgeleiteter, stark gekürzter Suchbegriff an Bing gesendet; vollständige Prompts, ganze Dokumente und nutzerbezogene IDs werden nicht übertragen | https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/manage-public-web-access |
| Learn about retention for Copilot & AI apps – beschreibt Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien für Copilot-Prompts und –Antworten; diese werden verschlüsselt in einem versteckten Exchange-Mailboxordner pro Benutzer gespeichert und lassen sich per Purview verwalten. | https://learn.microsoft.com/en-us/purview/retention-policies-copilot |
| Übersicht: Datenschutzsteuerungen für Microsoft 365 Apps (Connected Experiences) – erklärt die Privacy-Steuerungen für Office Apps, einschließlich der Optionen, verbundene Erfahrungen zur Analyse von Inhalten oder zum Laden von Online-Material zu deaktivieren; das Deaktivieren solcher Prozesse kann Copilot in Word, Excel, etc. einschränken. | https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-apps/privacy/overview-privacy-controls |