Datenschutz | Microsoft Teams
Microsoft Teams hat sich als zentrales Element moderner Zusammenarbeit etabliert – im Büro, im Homeoffice und in hybriden Arbeitsmodellen. Damit die umfangreichen Funktionen von Teams sicher genutzt werden können, ist es entscheidend, die entsprechenden Einstellungen und Richtlinien so zu konfigurieren, dass der Schutz personenbezogener Daten jederzeit gewährleistet bleibt.
Im Folgenden wird detailliert dargestellt, wie Microsoft Teams datenschutzkonform eingerichtet werden kann, ohne Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität einzuschränken. Die Empfehlungen basieren ausschließlich auf den im Text enthaltenen Ideen und Vorgehensweisen.
Benachrichtigungen und Feeds
Standardmäßig sind in Microsoft Teams sowohl Benachrichtigungen als auch Feeds aktiviert. Es ist wichtig, diese Einstellungen regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um zu verhindern, dass sensible Informationen unbeabsichtigt an eine größere Nutzergruppe kommuniziert werden.
Durch die Definition klarer Richtlinien für das Posten von Inhalten und eine gezielte Anpassung der Anzeigeoptionen lässt sich die Sichtbarkeit relevanter Informationen effizient steuern und gleichzeitig der Schutz vertraulicher Daten gewährleisten.
Tags (Markieren) verwalten
Die Verwaltung von Tags erfolgt zunächst nach den Standardvorgaben von Microsoft. Um zu vermeiden, dass sensible Informationen über Tags verbreitet werden, sollten Teambesitzer aktiv kontrollieren, wer Tags erstellen und ändern darf.
Dazu bedarf es klar definierter Verwendungsrichtlinien, die den Umgang mit Tags regeln und die Privatsphäre aller Beteiligten schützen.
E-Mail-Integration
Die Möglichkeit, E-Mails direkt an Kanaladressen zu senden, ist standardmäßig aktiviert. Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich, den Empfang solcher E-Mails ausschließlich auf ausgewählte SMTP-Domänen zu beschränken.
Die festgelegten Domänen sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf an die jeweils gültigen internen Sicherheitsrichtlinien angepasst werden, um einen unbefugten Datenzugriff zu verhindern.
Dateien und Speicheroptionen
In der Voreinstellung sind sämtliche Dateispeicheroptionen in Teams freigegeben. Zur Einhaltung der DSGVO und zum Schutz personenbezogener Daten sollten Unternehmen sicherstellen, dass ausschließlich Dienste verwendet werden, die nachweislich DSGVO-konform arbeiten.
Besonders empfehlenswert sind Anbieter mit Serverstandort in Europa und nachgewiesenen hohen Sicherheitsstandards.
Anzeige der Organisationsinformationen
Die standardmäßige Sichtbarkeit der Organisationshierarchie in Microsoft Teams stellt ein Risiko für die Preisgabe sensibler personenbezogener Daten dar.
Es ist daher wichtig, die Anzeige so anzupassen, dass lediglich die unbedingt notwendigen Informationen zugänglich sind. Dadurch wird der Datenschutz gestärkt und die Offenlegung nicht relevanter Daten vermieden.
Gerätezugriffe (z. B. Surface Hub)
Für Geräte wie Surface Hub empfiehlt sich die Einführung zusätzlicher Authentifizierungsmaßnahmen, etwa einer sekundären Authentifizierung oder der Verwendung einer PIN außerhalb der Organisation.
Diese Ergänzungen helfen, den Zugriff auf Besprechungsdaten effektiv zu schützen und die Sicherheit bei externer Nutzung zu erhöhen.
Einschränkung der Verzeichnissuche
Die uneingeschränkte Verzeichnissuche ermöglicht den Zugriff auf personenbezogene Daten.
Für eine gezielte Kontrolle sollte die Suche mithilfe einer Exchange-Adressbuchrichtlinie eingeschränkt werden. Dadurch wird gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugang zu bestimmten Kontaktdaten erhalten.
Sicherheit in Chats und Kommunikation
Durch rollenbasierte Chat-Berechtigungen können Unternehmen exakt steuern, welche Funktionen wie Nachrichtenbearbeitung oder -löschung einzelnen Nutzer*innen zur Verfügung stehen.
Diese gezielte Zuweisung verhindert unbedachte oder absichtliche Manipulationen von Gesprächsverläufen und schützt die Integrität der Kommunikation.
Verwaltung von freigegebenen Kanälen
Freigegebene Kanäle sollten ausschließlich von der IT-Abteilung oder ausgewählten Verantwortlichen verwaltet werden.
Nur so kann eine konsequente Kontrolle über die Zugänglichkeit sensibler Informationen sichergestellt und ein ungewollter Datenabfluss vermieden werden. Dies unterstützt die Einhaltung interner Datenschutzrichtlinien.
Teams | Teams-Richtlinien
1# Private Kanäle erstellen
Private Kanäle in Microsoft Teams ermöglichen die sichere Zusammenarbeit kleinerer Gruppen und schützen vertrauliche Informationen vor der gesamten Organisation. Eine klare Regelung in den Datenschutzrichtlinien garantiert, dass nur Berechtigte Zugang zu sensiblen Daten erhalten und deren Integrität bleibt gewahrt.
2# Freigegebene Kanäle erstellen
Freigegebene Kanäle erleichtern die Zusammenarbeit mit externen Partnern, bergen jedoch das Risiko der unbeabsichtigten Weitergabe sensibler Daten. Deshalb sollte ihre Erstellung entweder deaktiviert oder streng reguliert werden. Externe Einladungen sollten ausschließlich von der IT-Abteilung erfolgen, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten und Datenabfluss zu verhindern. Die Verwaltung durch autorisierte Personen schützt die Sicherheit der Unternehmensdaten.
3# Einladen externer Benutzer
Externe Nutzer können in Microsoft Teams standardmäßig eingeladen werden. Um DSGVO- und Datenschutz zu wahren, sollte diese Funktion deaktiviert oder streng kontrolliert werden. Einladungen sollten nur von der IT-Abteilung genehmigt werden, damit nur autorisierte Personen Zugriff erhalten.
4# Externen freigegebenen Kanälen beitreten
Der Beitritt zu externen Kanälen in Microsoft Teams birgt Risiken für sensible Unternehmensdaten und sollte daher nur nach sorgfältiger IT-Prüfung und ausdrücklicher Genehmigung erfolgen. Die Verantwortung liegt bei der IT-Abteilung, um Datenschutzrichtlinien und Zugriffskontrollen einzuhalten.
Teams | Upgradeeinstellungen
Um alle Kommunikationsfunktionen zentral zu steuern, wird empfohlen, dauerhaft auf den Koexistenzmodus „Nur Teams“ umzusteigen. Das bedeutet, dass sämtliche interne Kommunikation und Zusammenarbeit ausschließlich über Microsoft Teams läuft und andere Plattformen wie Skype for Business nicht mehr parallel genutzt werden. Diese einheitliche Nutzung erleichtert es, Datenschutzvorgaben und Sicherheitsstandards im Unternehmen umzusetzen und zu überwachen.
Alle betroffenen Nutzer sollten frühzeitig über die Umstellung auf „Nur Teams“ informiert werden. So haben Mitarbeitende genügend Zeit, sich mit den neuen Anforderungen zum Datenschutz und zur Sicherheit vertraut zu machen und diese im Arbeitsalltag zu berücksichtigen. Ein reibungsloser Übergang wird so gefördert, die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien unterstützt und sensible Unternehmensdaten bleiben optimal geschützt.
Benutzer | Gastzugriff
Gastzugriff in Microsoft Teams sollte nur mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen wie eigenen Conditional-Access-Policies und Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden.
Da DLP- und Retention-Richtlinien für Gäste nur eingeschränkt wirken, besteht ein höheres Risiko für Unternehmensdaten. Um das zu minimieren, sollten der Zugriff streng geregelt und Anruf- sowie Besprechungsfunktionen für Gäste auf das Nötigste beschränkt werden.
Benutzer | Externer Zugriff
Externer Zugriff auf Microsoft Teams birgt Risiken für Unternehmensdaten. Daher sollten nur autorisierte Kontakte und Domänen Zugriff erhalten, um unbefugten Zugang zu verhindern.
Nicht verwaltete Konten sind zu deaktivieren oder streng zu kontrollieren, damit ausschließlich geprüfte Nutzer zugreifen können. Diese Maßnahmen schützen vor Datenabfluss und sichern die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.
Teams-Apps | Berechtigungsrichtlinie
Die globale Richtlinie des Unternehmens bestimmt, welche Apps in Microsoft Teams genutzt werden dürfen. Dabei ist es wichtig, nur vertrauenswürdige und notwendige Anwendungen zu erlauben, um unerlaubten oder unsicheren Programmen keinen Zugriff auf Unternehmensdaten zu gewähren und das Sicherheitsniveau nicht zu gefährden.
Für spezielle Nutzergruppen können individuelle Richtlinien erstellt werden. Diese regeln gezielt den Zugang zu besonders sensiblen Anwendungen, sodass nur berechtigte Personen Zugriff auf kritische Funktionen erhalten. Mit dieser differenzierten Vergabe von App-Berechtigungen lassen sich unkontrollierte Datenflüsse begrenzen und die Einhaltung der Sicherheitsstandards im Unternehmen stärken.
Um auf neue Anforderungen und mögliche Risiken schnell reagieren zu können, ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der App-Richtlinien notwendig. So bleibt die App-Umgebung immer sicher und aktuell, und die sensiblen Unternehmensdaten sind effektiv geschützt.
Teams-Apps | Store anpassen
Die visuelle Identität einer Organisation wird durch ein Logo, Logomark und ein individuelles Hintergrundbild im Microsoft Teams App-Store gestärkt. Diese Elemente schaffen ein professionelles, einheitliches Erscheinungsbild und fördern Wiedererkennung und Vertrauen bei Nutzerinnen und Nutzern.
Auch die Textfarbe des Organisationsnamens lässt sich anpassen und so optimal an das Corporate Design angleichen. Das sorgt für ein konsistentes, angenehmes digitales Umfeld und erleichtert die Orientierung im App-Store.
Fazit
Mit den richtigen Einstellungen und sorgfältig konfigurierten Richtlinien kann Microsoft Teams so eingesetzt werden, dass die Anforderungen der DSGVO erfüllt sind, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
Es ist unerlässlich, alle Einstellungen regelmäßig zu überprüfen und an aktuelle Datenschutzbestimmungen anzupassen, um die Kontrolle über sensible Daten zu behalten. Interne und externe Zugriffe sind optimal zu steuern, und bei Bedarf sollten zusätzliche Sicherheitslösungen integriert werden, um Datenlecks und unbefugten Zugriff zu verhindern.
weitere Links
| DRACOON Blog – MS Teams | https://blog.dracoon.com/de/dracoon-fuer-teams |
| Koester Econsulting – MS Teams DSGVO | https://www.koester-econsulting.com/microsoft-teams-dsgvo-information/ |
| DSGVO Compliance in Microsoft 365 | https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide |
| eRecht24 – Datenschutzerklärung für MS Teams | https://www.e-recht24.de/dsg/12701-microsoft-teams.html |
| Datenschutzkonformes Arbeiten mit MS Teams | https://www.nettask.de/de/blog/artikel/datenschutzkonformes-arbeiten-mit-microsoft-teams.html |
| Fachartikel und Beiträge zu MS Teams | https://www.dr-datenschutz.de/ |
| So speichern und teilen Sie Dateien in MS Teams | https://blog.dracoon.com/de/so-versenden-sie-dateien-sicher-in-microsoft-teams |