Einstellungen der Organisation – Organisationsprofil
Das Organisationsprofil steuert zentrale Microsoft 365-Einstellungen. Die Konfiguration soll Datenschutz und interne Richtlinien gewährleisten.
Im folgenden Beitrag erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Konfigurationsmöglichkeiten und erfahren, wie Sie Ihre Organisation Schritt für Schritt sicherer sowie datenschutzfreundlicher gestalten können.
Benutzerdefinierte Designs
Bei der individuellen Anpassung von Microsoft 365 an die Anforderungen deiner Organisation ist es wichtig, das Standarddesign so zu gestalten, dass es die eigenen Markenfarben und -logos widerspiegelt.
Dabei muss sichergestellt werden, dass alle verwendeten grafischen Elemente sowohl urheberrechtlich unbedenklich als auch datenschutzkonform sind. Darüber hinaus sollten ausschließlich Design-Elemente eingesetzt werden, die keine personenbezogenen Daten preisgeben und den internen Datenschutzrichtlinien entsprechen.
Um unterschiedlichen Nutzergruppen gerecht zu werden, empfiehlt es sich, verschiedene Designs zu implementieren, ohne sensible Informationen offenzulegen. Für die Steuerung von Designänderungen sind verbindliche Prozesse festzulegen. Regelmäßige Prüfungen auf Datenschutzkonformität sind hierbei unerlässlich.
Benutzerdefinierte Kacheln für Apps
Bei der Einrichtung benutzerdefinierter Kacheln in Microsoft 365 sollte darauf geachtet werden, dass diese ausschließlich auf tatsächlich benötigte Apps verweisen, die den Datenschutzstandards entsprechen.
Es ist erforderlich, alle verlinkten Applikationen auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen zu überprüfen.
Die Gestaltung der Kacheln muss benutzerfreundlich und intuitiv sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Zudem sollten die Aktualität und Relevanz der Kacheln regelmäßig überprüft werden, um potenzielle Datenschutzlücken frühzeitig zu erkennen und zu schließen.
Datenspeicherort
Bei der Festlegung des Speicherorts für Daten in Microsoft 365 gilt es, die Transparenz gegenüber den Nutzern zu gewährleisten und sie über die tatsächlichen Speicherorte zu informieren.
Idealerweise werden Kundendaten innerhalb der EU, vorzugsweise in deutschen Rechenzentren, gespeichert. Optionen wie das Advanced Datenresidenz-Add-On (ADR) können zur regionalen Datenspeicherung genutzt werden.
Regelmäßige Kontrollen der Datenstandorte sind notwendig, um die Einstellungen bei veränderten Datenschutzanforderungen entsprechend anzupassen.
E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden
Für die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen in Microsoft 365, die von der eigenen Domäne versendet werden, ist eine eindeutige Definition der Absenderadressen (z. B. „noreply@deinedomain.de“) empfehlenswert, um Transparenz zu schaffen und Verwechslungen zu vermeiden.
Es muss sichergestellt werden, dass alle E-Mail-Versendungen den internen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien entsprechen und gegebenenfalls durch zusätzliche Verschlüsselungsmechanismen abgesichert sind.
Die Einstellungen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um neuen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden.
Helpdeskinformationen
Bei der Einrichtung von Helpdeskinformationen in Microsoft 365 ist es wichtig, ausschließlich offizielle Geschäftskontakte wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und URLs zu verwenden, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Private Daten sind unbedingt zu vermeiden. Die Helpdeskinformationen müssen für alle Nutzer gut auffindbar und verständlich platziert werden.
Ebenso ist die Datensicherheit bei der Übermittlung von Informationen über den Helpdesk zu garantieren, sodass stets die geltenden Datenschutzstandards eingehalten werden.
Mehrinstanzenfähige Zusammenarbeit
Für die mehrinstanzenfähige Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation, die Microsoft Entra ID verwendet, ist sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit ausschließlich mit vertrauenswürdigen Partnern erfolgt.
Ein strenges Berechtigungsmanagement ist zu implementieren, um unautorisierten Datenzugriff zu verhindern.
Zusätzlich sind technische Überwachungs- und Protokollierungssysteme einzusetzen, um sämtliche Aktivitäten nachvollziehen zu können und eine schnelle Reaktion bei Datenschutzvorfällen zu gewährleisten.
Organisationsinformationen
Bei der Aktualisierung von Organisationsinformationen in Microsoft 365 ist sicherzustellen, dass alle Angaben stets aktuell und vollständig sind. Verwenden Sie ausschließlich offizielle und datenschutzkonforme Kontaktdaten.
- Käuferadresse: Die Käuferadresse Ihrer Organisation wird an verschiedenen Stellen wie Anmeldeseiten und Rechnungen angezeigt. Aktualisieren Sie diese Adresse regelmäßig auf der Seite „Abrechnungskonten“, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.
- Technischer Kontakt: Hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse des primären technischen Microsoft 365-Administrators Ihrer Organisation, damit dieser relevante Informationen zum Dienststatus und technische Benachrichtigungen erhalten kann.
- Bevorzugte Sprache: Geben Sie die bevorzugte Sprache für die Kommunikation und Systembenachrichtigungen an, um eine reibungslose Verständigung zu gewährleisten.
Releaseeinstellungen
Für die Festlegung der Releaseeinstellungen in Microsoft 365 sollte geprüft werden, ob neue Updates zunächst in einem Testumfeld evaluiert werden, bevor sie flächendeckend implementiert werden.
Eine risikobasierte Anpassung ist erforderlich, indem vor jedem Update bewertet wird, ob die neuen Funktionen den Datenschutzanforderungen entsprechen.
Im Zweifelsfall sollten datensparsame Einstellungen gewählt werden. Die Nutzer sind proaktiv über anstehende Änderungen zu informieren, und bei Bedarf sind Schulungen anzubieten, um Datenschutzfragen zu klären.
Support-Integration
Bei der Integration interner Supporttools in Microsoft 365 ist die Nutzung offizieller API-Dokumentationen und die Einrichtung sicherer Dienstprinzipale in Microsoft Entra ID essenziell, um eine datenschutzkonforme Kommunikation sicherzustellen.
Es ist darauf zu achten, dass nur die unbedingt notwendigen Daten erhoben und verarbeitet werden, um den Supportprozess zu optimieren. Die Übertragung sensibler Informationen ist zu vermeiden.
Abschließend sind umfassende Integrationstests durchzuführen, um Sicherheitslücken auszuschließen und alle Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
Mit den empfohlenen Maßnahmen erfüllst du die DSGVO-Anforderungen in Microsoft 365 und erhältst eine benutzerfreundliche Umgebung. Dokumentiere alle Einstellungen und prüfe sie regelmäßig, um Datenschutz nachzuweisen. Ein klares Konzept verbessert Datensicherheit und steigert die IT-Effizienz.
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