Deadline 15. April | Viva Engage Live-Events ziehen auf Teams Town Hall um

Das Ende der klassischen Viva Engage Live-Events auf Basis der alten Teams-Infrastruktur ist besiegelt. Microsoft zwingt uns zum Umstieg auf Teams Town Hall, was für Dich als Admin bedeutet: Workflows anpassen, Lizenzen prüfen und die Produktion neu denken. Da der Stichtag am 15. April 2026 unmittelbar bevorsteht, müssen wir jetzt die Weichen stellen, damit Deine nächste globale Mitarbeiterversammlung nicht im technischen Nirvana landet.

Die technische Notwendigkeit für diesen harten Cut liegt in der Vereinheitlichung der Streaming-Architektur. Während die alten Live-Events auf einer starren Struktur basierten, nutzt Town Hall die moderne Teams-Konferenz-Engine. Das ermöglicht eine Skalierbarkeit von bis zu 20.000 Teilnehmern (mit Teams Premium), wodurch die Latenzzeiten sinken und die Stabilität bei Lastspitzen massiv erhöht wird.

Bereits geplante Events haben zwar eine Schonfrist bis zum 28. Februar 2027, doch ab dem 15. April 2026 ist die Erstellung neuer Events im "Legacy-Modus" gesperrt. Du musst also zwingend den neuen Typus wählen.

Der Prozess startet direkt in der jeweiligen Community. Wähle hier im Menü oben den Bereich, den Reiter, Ereignisse aus und erstelle dort ein neues Ereigniss.

Im folgenden Dialog musst Du zwingend die Option "Versammlung" als Übertragungsform wählen. Dies ist der entscheidende Punkt, um die moderne Infrastruktur anzusprechen.

Nachdem Du Namen, Zeit und Beschreibung definiert hast, folgt die Zuweisung der Rollen. Ein Town Hall in Engage unterstützt bis zu 10 Mitorganisatoren. Diese Personen erhalten automatisch Zugriff auf die Verwaltung, können jedoch keine Kerndetails des Events mehr ändern, sobald dieses live ist.

Es gibt eine goldene Regel, deren Missachtung regelmäßig zu inkonsistenten Daten führt: Bearbeite das Event niemals in Outlook oder im Teams-Kalender. Obwohl nach der Erstellung Kalendereinladungen an Organisatoren und Referenten verschickt werden, führt jede Änderung außerhalb von Viva Engage dazu, dass die Synchronisation zwischen der Engage-Oberfläche und dem Teams-Backend bricht. Teilnehmer sehen dann veraltete Zeiten oder Beschreibungen. Alle Anpassungen müssen zwingend über das Menü "Mehr" direkt auf der Ereignisseite in Viva Engage erfolgen.

Das Q&A-Modul ist standardmäßig aktiv. Ich empfehle Dir, dies auch so zu belassen, da es die einzige Möglichkeit für Mitarbeiter ist, bereits vor dem Start Fragen einzureichen. Moderatoren können hier Fragen filtern, die besten Antworten markieren oder spezifische Experten via @Mention zur Antwort auffordern.

Nach dem Event generiert Town Hall automatisch eine Aufzeichnung. Sollte die Qualität nicht Deinen Ansprüchen genügen oder ein Zuschnitt nötig sein, kannst Du das Video über das Widget „Ereignisaufzeichnung ersetzen“ austauschen. Hierfür kopierst Du einfach die URL eines in SharePoint gehosteten Videos hinein.

Der Umstieg auf Teams Town Hall innerhalb von Viva Engage ist kein optionales Update, sondern eine zwingende technische Evolution. Aus meiner Sicht als Administrator ist dieser Schritt überfällig, da die alte Live-Event-Struktur oft unhandlich war und bei der Berechtigungsverwaltung zwischen Teams und Engage zu Reibungsverlusten führte.

Ein kritischer Aspekt bleibt jedoch die Lizenzierung: Für Events über 10.000 Teilnehmer wird Teams Premium zur Pflicht. Wer diese Kosten scheut, wird bei großen Belegschaften an eine harte Grenze stoßen. Zudem ist die strikte Trennung der Bearbeitung (nur in Engage, nicht in Teams/Outlook) eine häufige Fehlerquelle im User-Support. Hier musst Du Deine Key-User und Organisatoren proaktiv schulen.

Die Integration des Microsoft eCDN ist ein massiver Pluspunkt für Town Halls. Es optimiert die Bandbreitennutzung in Deinem Firmennetzwerk, wodurch verhindert wird, dass 5.000 zeitgleiche Videostreams Deinen Internet-Gateway lahmlegen. Insgesamt bietet Town Hall eine deutlich professionellere Bühne, erfordert aber eine präzisere Vorbereitung in der Admin-Konsole.

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