... vor dem Rollout prüfen
Microsoft hat am 11. November 2026 eine Reihe neuer Roadmap-Einträge für Outlook veröffentlicht. Zwei davon betreffen den Betrieb direkt: Ordnerfreigaben in Outlook halten sich künftig an die Einschränkungen deiner Organisation für die Berechtigungen „Default“ und „Anonymous“, und Benutzer sehen in Outlook, wie viel Speicher ihr Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ belegt.
Beide Einträge stehen auf „In development“, gelten für Desktop und Web und tragen das Tag für das neue Outlook für Windows. Die Freigabe-Einschränkung ist für Januar 2027 geplant, die Speicheranzeige für Februar 2027.
Bis dahin bleibt Zeit, den Ist-Zustand zu erheben. Die Erhebung lohnt sich jetzt, weil beide Änderungen Zustände sichtbar machen, die heute im Postfach unbemerkt existieren: großzügige Default-Rechte auf Kalendern und volllaufende Recoverable Items.
Was die Roadmap ankündigt
Roadmap 579185 beschreibt, dass die Ordnerfreigabe die Einschränkungen der Organisation für Default- und Anonymous-Berechtigungen respektiert. Sind diese Einschränkungen aktiv, können Benutzer keine der beiden Einstellungen mehr ändern. Berechtigungen, die direkt an einzelne Benutzer vergeben sind, bleiben unberührt.
Für dich heißt das: Wer heute seinen Kalender über den Default-Benutzer für die ganze Organisation geöffnet hat, kann diesen Wert nicht mehr selbst ändern, sobald die Einschränkung aktiv ist. Direkte Delegationen, etwa zwischen Assistenz und Vorgesetztem, fallen nicht unter die Einschränkung.
Roadmap 579190 gibt Benutzern Einblick, wie viel Speicher die wiederherstellbaren Elemente belegen, bevor ein Limit erreicht ist. Microsoft begründet das mit besseren Entscheidungen bei der Postfachverwaltung.
Weitere Einträge vom selben Tag betreffen den Ordnerbereich: alle Konten auf einmal auf- oder zuklappen (Roadmap 579189, Februar 2027), Unterordner von A bis Z sortieren, Ordner nach einem Neustart aufgeklappt lassen und den Zustand des Ordnerbereichs für das Online-Archiv merken.
Schritt für Schritt
1: Default- und Anonymous-Rechte auf Kalendern erheben
Auf dem Kalender ist der Default-Benutzer ab Werk mit AvailabilityOnly berechtigt: Andere sehen, dass ein Zeitfenster belegt ist, aber keine Details. Eine organisationsweite Einstellung dafür gibt es nicht, deshalb haben viele Organisationen den Wert per Skript Postfach für Postfach auf LimitedDetails angehoben. Bevor eine Organisationsvorgabe Änderungen sperrt, solltest du wissen, welcher Stand in deinen Postfächern liegt.
Verbinde dich mit Exchange Online PowerShell und lass dir die Default- und Anonymous-Einträge aller Benutzerkalender ausgeben. Der Kalendername hängt von der Sprache des Postfachs ab, deshalb ermittelt das Skript ihn über Get-ExoMailboxFolderStatistics. Dieser Aufruf kostet Laufzeit, bei großen Tenants solltest du das Skript in Etappen fahren.
Connect-ExchangeOnline
[array]$Mbx = Get-ExoMailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize Unlimited
$Report = [System.Collections.Generic.List[Object]]::new()
foreach ($M in $Mbx) {
$CalName = (Get-ExoMailboxFolderStatistics -Identity $M.UserPrincipalName -FolderScope Calendar |
Where-Object { $_.FolderType -eq "Calendar" }).Name
$Folder = $M.UserPrincipalName + ":\" + $CalName
$Perms = Get-MailboxFolderPermission -Identity $Folder |
Where-Object { $_.User.DisplayName -in @("Default", "Anonymous", "Standard", "Anonym") }
foreach ($P in $Perms) {
$Report.Add([PSCustomObject]@{
Mailbox = $M.UserPrincipalName
Folder = $CalName
User = $P.User.DisplayName
AccessRights = ($P.AccessRights -join ",")
})
}
}
$Report | Where-Object { $_.AccessRights -notin @("AvailabilityOnly", "None") } |
Sort-Object Mailbox | Format-Table -AutoSize
$Report | Export-Csv -Path .\KalenderDefaultRechte.csv -NoTypeInformation -Encoding UTF8
Die gefilterte Ausgabe zeigt nur Postfächer, deren Default- oder Anonymous-Recht vom Standard abweicht. Das sind die Kandidaten für ein Gespräch mit dem Fachbereich, bevor die Vorgabe greift.
Willst du einen einheitlichen Stand herstellen, setzt du den Wert mit Set-MailboxFolderPermission. Das Beispiel stellt den Kalender eines Postfachs auf LimitedDetails, wodurch Kollegen Titel, Ort und Status eines Termins sehen:
Set-MailboxFolderPermission -Identity "kim.akers@contoso.com:\Calendar" -User Default -AccessRights LimitedDetailsDirekte Freigaben an einzelne Personen fragst du mit Get-MailboxFolderPermission ohne Filter ab. Sie bleiben laut Roadmap unberührt, gehören aber in eine regelmäßige Berechtigungsprüfung, weil Delegationen oft länger leben als der Anlass.
2: Recoverable Items vermessen
Die neue Anzeige in Outlook zeigt Benutzern einen Füllstand, den du als Admin heute schon abfragen kannst. Wichtig für die Einordnung sind die Grenzwerte. Die Standardquote für wiederherstellbare Elemente liegt bei 30 GB.
Exchange Online hebt sie automatisch auf 100 GB an, sobald die erste Aufbewahrung (Hold) auf das Postfach wirkt. Postfächer, die angelegt werden, während organisationsweite Holds bestehen, starten direkt mit 100 GB. Ist das Archiv aktiviert, hat es eine eigene Quote, zusammen hält Exchange bis zu 200 GB wiederherstellbarer Daten pro Benutzer.
Die Quote selbst kannst du weder im Exchange Admin Center noch per PowerShell ändern. Läuft ein Postfach voll, hilft nur ein Supportfall bei Microsoft oder eine Bereinigung. Ist die Quote überschritten, kann der Benutzer keine Elemente mehr löschen, der Managed Folder Assistant kann nicht mehr endgültig löschen, Copy on Write für Holds schlägt fehl und Exchange speichert keine Überwachungseinträge mehr.
Für ein einzelnes Postfach liefert Get-ExoMailboxFolderStatistics die Aufschlüsselung nach Unterordnern:
Get-ExoMailboxFolderStatistics -Identity kim.akers@contoso.com -FolderScope RecoverableItems |
Format-Table Name, FolderSize, ItemsInFolder, FolderAndSubFolderSize -AutoSizeFür den ganzen Tenant vergleichst du die belegte Größe mit der Quote. Ab etwa 85 Prozent solltest du handeln, bevor die Symptome oben auftreten:
[array]$Mbx = Get-ExoMailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox -ResultSize Unlimited -Properties RecoverableItemsQuota
$Out = foreach ($M in $Mbx) {
$Stat = Get-ExoMailboxStatistics -Identity $M.UserPrincipalName
$Used = [int64](($Stat.TotalDeletedItemSize.ToString() -replace '^.*\(([\d,\.]+) bytes\).*$', '$1') -replace '[,\.]', '')
$Quota = [int64](($M.RecoverableItemsQuota.ToString() -replace '^.*\(([\d,\.]+) bytes\).*$', '$1') -replace '[,\.]', '')
[PSCustomObject]@{
Mailbox = $M.UserPrincipalName
UsedGB = [math]::Round($Used / 1GB, 2)
QuotaGB = [math]::Round($Quota / 1GB, 2)
Percent = [math]::Round(($Used / $Quota) * 100, 1)
}
}
$Out | Sort-Object Percent -Descending | Select-Object -First 25 | Format-Table -AutoSizeSteht ein Postfach weit oben in der Liste, ist der schnellste Hebel die Bereinigung doppelter Elemente durch den Managed Folder Assistant.
Der Aufruf wirkt sofort, prüf danach die Größe erneut:
Start-ManagedFolderAssistant -Identity kim.akers@contoso.com -HoldCleanupReicht das nicht, verschiebst du mit Aufbewahrungstags Daten aus den Recoverable Items ins Archiv und nutzt das automatisch erweiterbare Archiv. Bleibt auch das ohne Wirkung, ist der Supportfall der nächste Schritt.
Fazit
Beide Roadmap-Einträge wirken harmlos, weil sie zunächst nur Benutzeroberfläche sind. Ihr Effekt auf den Betrieb ist trotzdem greifbar. Ist die Freigabe-Einschränkung aktiv, endet die Praxis, dass Benutzer ihren Kalender selbst für die ganze Organisation oder anonym öffnen. Das ist aus Sicht des Datenschutzes richtig, erzeugt aber Tickets, wenn ein Team seit Jahren mit offenen Default-Rechten plant und plötzlich nichts mehr umstellen kann. Wer die Liste aus Schritt 1 vor Januar kennt, kann mit den betroffenen Bereichen reden, bevor dort niemand mehr selbst umstellen kann.
Die Speicheranzeige verschiebt eine Admin-Kennzahl zum Benutzer. Das ist gut, solange die Werte unauffällig sind. Bei Postfächern unter Litigation Hold oder mehreren Aufbewahrungen sehen Benutzer dann einen hohen Füllstand, den sie selbst nicht senken können, weil gelöschte Elemente unter Hold bleiben müssen. Rechne bei solchen Postfächern mit Rückfragen im Helpdesk. Prüf deshalb vor Februar, welche Postfächer über 85 Prozent liegen, und kläre für jedes, ob Bereinigung, Archivierung oder ein Supportfall ansteht.
Die Ordnerbereich-Funktionen vom selben Tag brauchen keine Admin-Aktion. Sie gehören in die Benutzerkommunikation zum neuen Outlook, mehr nicht.
weitere Links
| Microsoft 365 Roadmap 579185 | https://mc.merill.net/message/RM579185 |
| Microsoft 365 Roadmap 579190 | https://mc.merill.net/message/RM579190 |
| Microsoft 365 Roadmap 579189 | https://mc.merill.net/message/RM579189 |
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