KI-Inhalte kennzeichnen in Microsoft 365

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung. Wenn du in deinem Tenant Copilot, Microsoft Designer oder Clipchamp freigegeben hast, entstehen dort täglich Inhalte, die unter diese Pflichten fallen können.

Microsoft liefert seit April 2026 eine Cloud Policy und seit Februar 2026 eine Nutzereinstellung für Wasserzeichen. Beides deckt einen Teil der Anforderung ab. Den Rest musst du organisatorisch lösen, sonst hast du eine technische Markierung ohne belastbaren Nachweis.

Artikel 50 verteilt die Pflichten auf zwei Rollen, und diese Aufteilung entscheidet darüber, was du selbst tun musst.

Absatz 1 und Absatz 2 treffen den Anbieter: Ein System, das direkt mit Menschen interagiert, muss sich als KI zu erkennen geben, und generative Systeme müssen ihre Ausgaben maschinenlesbar markieren. Für die generativen Funktionen in Microsoft 365 ist Microsoft der Anbieter, weshalb die C2PA-Metadaten aus Redmond kommen und nicht aus deinem Tenant.

Absatz 3 bis Absatz 5 treffen den Betreiber, also deine Organisation. Betroffen sind Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung (Absatz 3), veröffentlichte KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse (Absatz 4) und Deepfakes (Absatz 5). Sobald du selbst einen Chatbot bereitstellst, etwa einen Copilot-Studio-Agenten auf der eigenen Website, kommt Absatz 1 als Anbieterpflicht dazu.

Zur Frist: Anbieter, deren generative Systeme schon vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, haben für die maschinenlesbare Markierung bis zum 2. Dezember 2026 Zeit. Der Digital-Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) hat die Hochrisiko-Fristen auf Dezember 2027 und August 2028 verschoben, Artikel 50 blieb davon unberührt. Der Bußgeldrahmen liegt bei bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Inhalte, die vor dem 2. August 2026 erzeugt wurden, musst du nicht nachträglich kennzeichnen.

Kläre zuerst, welche Funktionen bei dir überhaupt KI-Inhalte erzeugen, weil nur ein Teil davon automatisch markiert wird. Microsoft setzt Wasserzeichen bei Microsoft Designer, bei der Bildgenerierung in Word und PowerPoint, bei Clipchamp für Video und bei Copilot für Audioübersichten aus Dokumenten.

Was dabei leer ausgeht: von Copilot geschriebener Fließtext in einem Word-Dokument, einer E-Mail oder einem Teams-Beitrag. Dort setzt Microsoft keine Markierung, weil Text im Dateiformat keine vergleichbare Trägerstruktur für ein sichtbares Wasserzeichen hat. Genau an dieser Stelle greift später deine eigene Textkennzeichnung nach Absatz 4.

Die Richtlinie heißt „Include a watermark when content from Microsoft 365 is generated or altered by AI". Sie existiert ausschließlich im Cloud Policy Service, nicht in klassischen Gruppenrichtlinien, und sie ist im Auslieferungszustand deaktiviert. Ohne deinen Eingriff passiert also nichts.

Klickpfad im Microsoft 365 Apps Admin Center:

Als Rolle reicht der Office Apps Administrator. Global Administrator funktioniert ebenfalls, ist hier aber unnötig privilegiert und damit ein vermeidbares Risiko.

Im Assistenten vergibst du einen sprechenden Namen, wählst den Geltungsbereich und suchst anschließend die Einstellung in der Settings-Liste. Beim Scoping gilt: Du kannst alle Nutzer adressieren oder eine Entra-Sicherheitsgruppe. Ausgewertet werden nur Benutzerobjekte, Geräteobjekte in der Gruppe ignoriert der Dienst, und Verschachtelung funktioniert bis zu drei Ebenen tief.

Rechne mit Verzögerung, denn Cloud Policy verhält sich wie eine Gruppenrichtlinie. Bei der ersten Anmeldung greift die Konfiguration sofort, danach holt der Client sie alle 90 Minuten ab, sofern der Nutzer in einer zugewiesenen Gruppe liegt, sonst alle 24 Stunden. Wirksam wird sie erst nach einem Neustart der jeweiligen App. Die Clients müssen *.config.office.com und *.config.office.net erreichen können, sonst bleibt die Richtlinie folgenlos.

Das Ergebnis siehst du am Inhalt: Video bekommt unten rechts das Copilot-Symbol oder den Hinweis „AI Generated", Audio bekommt einen gesprochenen Hinweis am Anfang oder am Ende der Datei. Position, Gestaltung und Wortlaut lassen sich nicht anpassen.

Für Bilder gibt es keine Administrator-Richtlinie. Die Entscheidung liegt beim einzelnen Nutzer:

Die Einstellung wirkt geräteübergreifend für dasselbe Konto. Erzwingen kannst du sie nicht, weil Microsoft dafür bisher keine Policy anbietet. Daraus folgt eine Prozessentscheidung: Entweder du nimmst den Schalter in die Onboarding-Anweisung auf und prüfst ihn stichprobenartig, oder du behandelst die Bildkennzeichnung von vornherein als manuellen Redaktionsschritt und setzt den Hinweis selbst.

Unabhängig von der Wasserzeichen-Einstellung schreibt Microsoft Herkunftsdaten nach dem C2PA-Standard in die Datei: welches Modell verwendet wurde, welche App den Inhalt erzeugt hat und wann das passiert ist. Bei Bildern ist das umgesetzt, für Video und Audio ist die Metadaten-Anbindung noch in Arbeit.

Prüfen kannst du das über die Verify-Funktion auf contentcredentials.org oder eine C2PA-Browsererweiterung. Plane dabei den Verlustfall ein: Ein Screenshot, ein Zuschnitt in einem Werkzeug ohne C2PA-Unterstützung oder ein Upload auf eine Plattform, die Metadaten beim Rekomprimieren verwirft, löscht den Nachweis rückstandslos. Die Metadaten sind deshalb ein Beleg, aber keine Garantie, und die sichtbare Kennzeichnung bleibt der robustere Teil.

Für Absatz 4 und Absatz 5 brauchst du eigene Bausteine. Halte sie kurz und einheitlich, damit die Redaktion sie ohne Rückfrage einsetzt:

Bei veröffentlichten KI-Texten zu Themen von öffentlichem Interesse (Politik, Justiz, Gesundheit, Umwelt) greift eine Ausnahme, wenn der Text einer redaktionellen Kontrolle unterlag. Gemeint ist eine qualifizierte Person, die den Inhalt inhaltlich prüft und die Befugnis hat, ihn abzulehnen. Ein Vier-Augen-Klick ohne diese Befugnis reicht nicht, und genau daran scheitert die Ausnahme in der Praxis am häufigsten.

Deepfakes müssen beim ersten Kontakt erkennbar sein, nicht erst in der Bildunterschrift weiter unten. Für erkennbar künstlerische, kreative oder satirische Werke genügt eine angemessene Offenlegung, die den Werkgenuss nicht stört.

Eine gesetzte Richtlinie ist kein Nachweis. Dokumentiere, welche Policy seit wann in welchem Geltungsbereich aktiv ist, wer KI-Inhalte freigibt, welche Textbausteine wo verwendet werden und wie du Ausnahmen nach Absatz 4 begründest. Aufsichtsbehörden und Auditoren fragen nach dem Prozess und nach dessen Wirksamkeit, nicht nach einem Screenshot der Konfigurationsseite.

Praktisch heißt das: Verknüpfe die Kennzeichnungsregel mit deinem bestehenden Klassifizierungs- und Freigabekonzept, statt ein zweites Regelwerk daneben zu stellen.

Was Microsoft aktuell liefert, ist ein Baustein und keine Compliance-Lösung. Die Cloud Policy für Video und Audio ist in fünf Minuten gesetzt, kostet nichts und sollte deshalb auf jeden Fall aktiv sein. Die C2PA-Metadaten bei Bildern sind fachlich der wertvollere Teil, weil sie maschinenlesbar sind und damit genau das erfüllen, was Absatz 2 vom Anbieter verlangt. Beides zusammen deckt aber nur die Inhaltstypen ab, die Microsoft selbst generiert, und nur die Pflichten, die auf den Anbieter zielen.

Deine Restaufgabe als Betreiber bleibt größer als der technische Teil. Kennzeichnungsregel, Freigabeprozess, Textbausteine und Dokumentation entstehen nicht durch eine Richtlinie, sondern durch eine Festlegung, die Redaktion, Marketing und IT gemeinsam tragen. Die schwächste Stelle ist derzeit die nutzergesteuerte Bildeinstellung, weil sie eine Compliance-Anforderung von der Entscheidung einzelner Mitarbeiter abhängig macht. Solange Microsoft dafür keine Policy nachliefert, brauchst du an dieser Stelle einen dokumentierten manuellen Schritt.

Für die Leitungsebene lässt sich das kurz fassen: Der Bußgeldrahmen von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes steht einem Umsetzungsaufwand gegenüber, der bei einem sauber aufgesetzten Klassifizierungskonzept überschaubar bleibt. Teuer wird nicht die Technik, teuer wird der fehlende Nachweis, dass die Regel im Alltag angewendet wurde. Wer die Kennzeichnung an ein bestehendes Purview-Konzept hängt, spart sich ein zweites Regelwerk und kann bei einer Prüfung auf eine durchgängige Kette verweisen. Plane die Überprüfung des Metadaten-Standes für Video und Audio fest ein, weil Microsoft die Umsetzung dort noch nicht abgeschlossen hat und sich der Funktionsumfang bis Jahresende ändern kann.