SharePoint Online | Standardvorlagen

– So erstellst, exportierst und nutzt Du Site Designs

In unserer IT-Welt ist es für uns IT-Administratoren oder SharePoint-Verantwortliche oft eine Herausforderung, neue Sites schnell, konsistent und fehlerfrei bereitzustellen.

Du kennst das sicher: Jede neue Site manuell zu konfigurieren, kostet Zeit und birgt immer das Risiko, dass Einstellungen nicht einheitlich umgesetzt werden. Genau hier helfen Dir Standardvorlagen – mithilfe von Site Scripts und Site Templates kannst Du eine einheitliche Benutzererfahrung schaffen, Fehler minimieren und wertvolle Ressourcen sparen.

In diesem Artikel erfährst Du im Detail, warum Du auf solche Vorlagen setzen solltest, wie Du sie Schritt für Schritt erstellst und welche erweiterten Möglichkeiten Dir dabei zur Verfügung stehen. Ich zeige Dir auch, wie Du Deine Vorlagen exportierst und über verschiedene Tenants hinweg wiederverwendest, sodass Du auch bei Migrationen oder Multi-Tenant-Umgebungen bestens gerüstet bist.

Warum Vorlagen verwenden?

Du arbeitest täglich mit unzähligen SharePoint-Sites – für Projekte, Abteilungen oder spezielle Anwendungsfälle. Unterschiedliche Designs, Navigationsstrukturen und Einstellungen führen oft zu einer uneinheitlichen Umgebung. Das kann nicht nur das Corporate Branding schwächen, sondern auch den Alltag der Nutzer verkomplizieren. Mit standardisierten Vorlagen erzielst Du folgende Vorteile:

Zunächst sorgst Du für Konsistenz: Alle Deine Sites erhalten ein einheitliches Aussehen und verhalten sich auch technisch ähnlich. Dadurch wissen die Nutzer immer, was sie erwartet, und es entsteht ein stimmiges Gesamtbild.

Die Effizienz steigt enorm: Anstatt jede Site manuell zu konfigurieren, wird bei der Erstellung automatisch Dein Standarddesign übernommen. Das spart Dir viel Zeit und reduziert gleichzeitig Fehlerquellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die zentrale Verwaltung. Änderungen an den Vorlagen wirken sich automatisch auf alle neuen Sites aus. Du musst Deine Einstellungen nur einmal anpassen – das wirkt sich dann nachhaltig auf alle nachfolgenden Site-Erstellungen aus.

Und nicht zuletzt ist die Wiederverwendbarkeit entscheidend. Du kannst Deine Vorlagen auch über Tenant-Grenzen hinweg verwenden. Das ist besonders interessant, wenn Du in einer Multi-Tenant-Umgebung arbeitest oder eine Migration planst. Mit den richtigen Tools exportierst und importierst Du Deine Standardvorlagen ganz einfach.

Anleitung | erstellen eines Standarddesigns

Im folgenden Abschnitt zeige ich Dir detailliert, wie Du ein Standarddesign in SharePoint Online erstellst, exportierst und in anderen Tenants wiederverwendest. Dabei gehe ich systematisch vor – von der Erstellung des Site Scripts über die Einbindung in ein Site Template bis hin zur Verwaltung der Vorlagen.

1. Site Script erstellen

Zunächst erstellst Du ein JSON-Script, in dem Du sämtliche Aktionen festlegst, die bei der Erstellung einer neuen Site durchgeführt werden sollen. Hier ein einfaches Beispiel:

$script = @"
{
    "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/site-design-script-actions.schema.json",
    "actions": [
        {
            "verb": "applyTheme",
            "themeName": "CorporateTheme"
        },
        {
            "verb": "createSPList",
            "listName": "Projektverwaltung",
            "templateType": 100,
            "subactions": [
                {
                    "verb": "addSPField",
                    "displayName": "Projektname",
                    "isRequired": true,
                    "fieldType": "Text",
                    "internalName": "Projektname"
                }
            ]
        }
    ],
    "bindata": {},
    "version": 1
}
"@

In diesem Beispiel wird zuerst das „CorporateTheme“ angewendet. Anschließend wird eine Liste namens „Projektverwaltung“ angelegt, in der ein obligatorisches Textfeld (Projektname) erstellt wird. Natürlich kannst Du dieses Script beliebig erweitern – etwa um weitere Listen, zusätzliche Berechtigungen oder Navigationseinstellungen einzubauen. Die JSON-Struktur stellt sicher, dass alle Angaben klar definiert sind und von SharePoint Online korrekt interpretiert werden.

2. Site Script registrieren & Template erstellen

Nachdem Du Dein Site Script erstellt hast, musst Du es in Deiner SharePoint Online-Umgebung registrieren und in ein Site Template einbinden. Hier kommen die PowerShell-Cmdlets ins Spiel. Der folgende Code zeigt Dir, wie Du vorgehst:

$siteScript = Add-SPOSiteScript -Title "Projektmanagement" -Content $script
Add-SPOSiteDesign -Title "Projektmanagement Vorlage" -WebTemplate "64" -SiteScripts $siteScript.Id

Mit Add-SPOSiteScript registrierst Du Dein Script in SharePoint Online. Das Cmdlet liefert Dir eine eindeutige ID, die Du anschließend mit Add-SPOSiteDesign einem Site Template zuordnest. Der Parameter WebTemplate „64“ gibt an, dass dieses Template für moderne Team Sites (Office 365 gruppenverbundene Sites) genutzt werden soll. Für Communication Sites kannst Du den Wert 68 verwenden, und für Teams Channel Sites steht Dir 69 zur Verfügung.

3. Festlegen von Zugriffsrechten (Scoping)

Nicht jede Vorlage soll für jeden Nutzer sichtbar oder anwendbar sein. Gerade wenn bestimmte Vorlagen spezielle Workflows oder restriktive Einstellungen enthalten, ist es sinnvoll, den Zugriff zu steuern. Mit dem Scoping kannst Du genau definieren, welche Nutzer oder Gruppen welche Vorlagen sehen und nutzen dürfen. Ein Beispiel:

Grant-SPOSiteDesignRights -Identity <SiteDesignId> -Principals "deinegruppe@deinunternehmen.com" -Rights View

Dieser Befehl gibt einer bestimmten Gruppe das Recht, das Site Design zu sehen. So stellst Du sicher, dass sensible oder speziell konfigurierte Vorlagen nur denjenigen zur Verfügung stehen, die sie auch benötigen. Die offizielle Microsoft-Dokumentation zum Thema „Site Design Scoping“ bietet dazu weitere Details.

4. Anpassung des Standard-Site Designs

SharePoint Online liefert von Haus aus eigene Site Designs, die Du an Deine Bedürfnisse anpassen oder sogar ersetzen kannst. Wenn Du ein benutzerdefiniertes Template als Standard definieren möchtest, sodass es bei der Erstellung neuer Sites automatisch angewendet wird, nutzt Du den Parameter IsDefault. Dadurch wird Dein Template ohne explizite Auswahl durch den Benutzer immer als Basis genutzt – ideal, wenn Du bestimmte Unternehmensstandards durchsetzen möchtest.

Weitere Möglichkeiten

REST API, Power Automate, PnP Provisioning & Office 365 CLI

Neben der reinen PowerShell-Verwaltung stehen Dir noch weitere moderne Tools zur Verfügung, die Dir erweiterte Möglichkeiten bieten, Deine Vorlagen zu verwalten und zu automatisieren.

1. Verwaltung über die REST API

Die SharePoint REST API ermöglicht Dir, Site Designs programmgesteuert zu erstellen, abzurufen, zu aktualisieren und zu löschen. Das ist besonders praktisch, wenn Du Deine Prozesse in automatisierte Workflows integrieren möchtest. Beispielsweise kannst Du über die API ein neues Template anlegen oder den Status von bereits ausgeführten Aktionen abfragen. So behältst Du stets den Überblick über den Einsatz Deiner Vorlagen.

2. Power Automate Flows direkt aus Site Designs

Ein besonderes Highlight moderner Site Designs ist die Möglichkeit, Power Automate Flows direkt zu triggern. In Deinem Site Script kannst Du einen „triggerFlow“-Abschnitt definieren, der eine bestimmte URL und Parameter an einen Flow übergibt. Dadurch wird nach der Erstellung einer neuen Site automatisch ein Flow gestartet, der weitere Konfigurationen vornimmt – zum Beispiel das Versenden von Benachrichtigungen oder das Starten zusätzlicher Bereitstellungsprozesse. Diese Integration ermöglicht Dir, komplexe Bereitstellungsprozesse vollständig zu automatisieren und die Funktionalität Deiner Sites deutlich zu erweitern.

3. Integration der PnP Provisioning Engine

Die SharePoint Patterns & Practices (PnP) Provisioning Engine bietet Dir noch mehr Flexibilität. Mit PnP PowerShell kannst Du umfassendere Vorlagen erstellen, die nicht nur Listen und Bibliotheken, sondern auch Seiten, Web Parts und weitere Konfigurationselemente enthalten. Diese Methode geht über das reine Site Design hinaus, da Du ein komplettes Site-Layout exportieren und in einer anderen Umgebung wiederherstellen kannst.

Beispiel zum Export eines kompletten Site Templates mit PnP PowerShell:

Get-PnPSiteTemplate -Out "C:\Backup\siteTemplate.xml" -PersistBrandingFiles -IncludeAllClientSidePages

Und so wendest Du das Template an:

Invoke-PnPSiteTemplate -Path "C:\Backup\siteTemplate.xml"

Diese Methode eignet sich besonders, wenn Deine Sites sehr komplex sind und weit über Standardkonfigurationen hinausgehen.

4. Nutzung der Office 365 CLI

Wenn Du in heterogenen IT-Landschaften arbeitest oder plattformübergreifend agieren möchtest, ist die Office 365 CLI eine moderne Alternative. Mit der CLI kannst Du SharePoint Online über Befehle direkt verwalten – auch das Anlegen, Abrufen und Aktualisieren von Site Designs ist damit möglich. Dies bietet Dir zusätzliche Flexibilität, wenn Du beispielsweise nicht ausschließlich auf Windows PowerShell angewiesen sein möchtest.

Praxisbeispiele & Anwendungsfälle

Um Dir die Theorie noch näher zu bringen, gehe ich nun auf einige typische Szenarien ein, in denen standardisierte Vorlagen besonders nützlich sind.

Automatisierte Bereitstellung neuer Sites

• Stell Dir vor, Dein Unternehmen startet ein neues Projekt, und jede Abteilung benötigt eine eigene Team Site. Mit einem standardisierten Site Design wird jede neue Site automatisch konfiguriert. Dabei werden beispielsweise das richtige Branding (Logo, Farben, Header), standardisierte Listen wie „Projektverwaltung“ und festgelegte regionale Einstellungen (Sprache, Zeitzone) übernommen. Dadurch sparst Du nicht nur Zeit, sondern vermeidest auch Fehler, die bei manueller Konfiguration häufig vorkommen.

Erweiterte Funktionalität durch Power Automate

• Manchmal benötigst Du mehr als nur die Grundkonfiguration. Vielleicht soll nach der Erstellung einer neuen Site automatisch eine E-Mail an den zuständigen Administrator gesendet werden oder ein weiterer Konfigurationsprozess gestartet werden. Mit der Möglichkeit, Power Automate Flows direkt aus Deinem Site Design heraus zu triggern, kannst Du genau das erreichen. Du definierst im Site Script einen „triggerFlow“-Abschnitt, der nach der Site-Erstellung einen Flow startet – und dieser Flow kann dann weitere Anpassungen vornehmen. So integrierst Du zusätzliche Automatisierungen, ohne dass Du manuell eingreifen musst.

Multi-Tenant-Umgebungen und Migrationen

• Besonders in großen Unternehmen, in denen mehrere Tenants betrieben werden, ist die Wiederverwendbarkeit von Vorlagen ein enormer Vorteil. Mit den oben beschriebenen Export- und Importprozessen kannst Du standardisierte Vorlagen problemlos in einer neuen Umgebung einsetzen. Dies erleichtert nicht nur die Migration, sondern sorgt auch dafür, dass in allen Umgebungen dieselben Standards gelten. Dadurch wird die Verwaltung über mehrere Tenants hinweg deutlich einfacher.

Erweiterte Anpassung und gezieltes Scoping

• Nicht jede Site soll für jeden Nutzer gleich relevant sein. Vielleicht gibt es spezielle Vorlagen, die nur für bestimmte Abteilungen oder Rollen gelten sollen. Mit der Scoping-Funktion kannst Du den Zugriff gezielt einschränken, sodass nur berechtigte Nutzer die entsprechenden Vorlagen sehen und anwenden können. Dies ist besonders wichtig, wenn bestimmte Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen erfüllt werden müssen. Du kannst genau steuern, welche Gruppen welche Vorlagen nutzen dürfen – und so die Verwaltung und den Support weiter optimieren.

Verwaltung & Wartung von Site Designs

Die Einführung standardisierter Vorlagen ist nur der erste Schritt. Wichtig ist auch, dass Du Deine Vorlagen regelmäßig aktualisierst und verwaltest, um immer den aktuellen Unternehmensrichtlinien zu entsprechen.

Aktualisierung bestehender Vorlagen

• Wenn sich unternehmensweite Prozesse oder Richtlinien ändern, musst Du auch Deine Site Designs anpassen. Mit dem Cmdlet Set-SPOSiteDesign kannst Du bestehende Vorlagen aktualisieren – beispielsweise um neue Aktionen hinzuzufügen oder veraltete Einstellungen zu entfernen. So wird bei jeder neuen Site-Erstellung automatisch die aktuelle Version Deiner Vorlage verwendet. Es ist ratsam, alle Änderungen gut zu dokumentieren und die Vorlagen in einem Versionskontrollsystem (wie Git) zu speichern.

Monitoring und Reporting

• Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Monitoring. Es ist sinnvoll, den Einsatz und die Ausführung Deiner Vorlagen zu überwachen, um zu überprüfen, ob alle definierten Schritte erfolgreich durchgeführt wurden. Über die REST API und spezielle PowerShell-Cmdlets kannst Du den Status und die Historie der ausgeführten Aktionen abfragen. Dieses Monitoring hilft Dir nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern unterstützt Dich auch bei der Fehlerbehebung und im Rahmen der IT-Governance.

Versionierung und Dokumentation

• Da Deine Site Scripts als JSON-Dateien vorliegen, solltest Du diese in einem Versionskontrollsystem ablegen. So kannst Du Änderungen nachvollziehen, ältere Versionen wiederherstellen und sicherstellen, dass immer die aktuellste Vorlage verwendet wird. Eine ausführliche Dokumentation zu jeder Vorlage – inklusive Zweck, Einsatzgebiet und Änderungsverlauf – ist unerlässlich, um im Team oder späteren Support-Situationen den Überblick zu behalten.

Verwaltungtools | Site Designs

Für die Verwaltung Deiner Site Designs stehen Dir verschiedene Tools zur Verfügung. Jedes dieser Tools hat seine eigenen Vorzüge, und Du kannst je nach Bedarf und Umgebung die für Dich passende Lösung auswählen.

SharePoint Online PowerShell

• Die Standard-Cmdlets von SharePoint Online erlauben Dir, Site Scripts und Site Designs zu erstellen, zu aktualisieren und zu löschen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Du in einer Windows-Umgebung arbeitest und komplexe Automatisierungen realisieren möchtest. Die Befehle sind gut dokumentiert und ermöglichen Dir, nahezu alle Aspekte Deiner Vorlagen zu steuern.

PnP PowerShell

• Die PnP PowerShell Module erweitern die Standardmöglichkeiten erheblich. Mit diesen Cmdlets kannst Du nicht nur einfache Vorlagen verwalten, sondern auch umfassendere Site-Konfigurationen exportieren und importieren – inklusive Seiten, Web Parts und weiteren Anpassungselementen. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Deine Sites komplexer sind und über die Standardkonfiguration hinausgehen.

Office 365 CLI

• Wenn Du plattformübergreifend arbeiten möchtest oder in Umgebungen ohne Windows PowerShell agierst, ist die Office 365 CLI eine moderne Alternative. Mit der CLI kannst Du SharePoint Online über einfache Befehle direkt verwalten – ideal, wenn Du in heterogenen IT-Landschaften tätig bist oder auf verschiedenen Betriebssystemen arbeitest.

Fazit

Mit modernen Site Designs und Site Scripts in SharePoint Online hast Du ein mächtiges Werkzeug, um die Bereitstellung neuer Sites zu standardisieren und zu automatisieren. Anstatt jede neue Site mühsam manuell einzurichten, definierst Du einmal ein Standarddesign, das bei jeder neuen Site automatisch angewendet wird. Dadurch sparst Du Zeit, minimierst Fehler und schaffst eine einheitliche, professionelle Umgebung.

Deine Vorlagen können so konfiguriert werden, dass sie alle wichtigen Elemente wie Branding, Listen, Berechtigungen und regionale Einstellungen enthalten. Mit Hilfe von PowerShell, PnP PowerShell und der Office 365 CLI hast Du flexible Möglichkeiten, diese Vorlagen zu erstellen, zu verwalten und bei Bedarf auch in andere Tenants zu exportieren. Auch die Möglichkeit, Workflows direkt aus Deinen Site Designs heraus zu triggern, erweitert den Automatisierungsgrad enorm.

Wichtig ist, dass Du Deine Vorlagen regelmäßig aktualisierst und versionierst. Änderungen an unternehmensweiten Richtlinien oder Prozessen sollten zentral in Deinen Vorlagen umgesetzt werden. Durch ein gutes Monitoring und eine umfassende Dokumentation behältst Du den Überblick und kannst bei Fehlern schnell reagieren.

Ob Du nun eine automatisierte Bereitstellung neuer Sites, eine Migration in einen anderen Tenant oder die Umsetzung spezifischer Sicherheitsanforderungen realisieren möchtest – standardisierte Vorlagen bieten Dir eine zuverlässige und flexible Basis. Der Einsatz dieser Technologien hilft Dir, die IT-Verwaltung effizienter zu gestalten und eine konsistente Nutzererfahrung in Deiner gesamten SharePoint-Umgebung zu gewährleisten.

Mit diesem umfassenden Leitfaden und den unterstützenden Verwaltungstools bist Du bestens gerüstet, um Deine SharePoint Online-Umgebung zukunftssicher zu gestalten. Nutze die Vorteile von Site Designs und Site Scripts, um Prozesse zu automatisieren, Fehlerquellen zu minimieren und Deinen Usern eine einheitliche, professionelle Plattform zu bieten. So stellst Du sicher, dass Deine IT-Infrastruktur nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch flexibel und skalierbar für die Zukunft aufgestellt ist.

Quellen