Microsoft Teams | Einstellungen – Nachrichten

Unter dem Menüpunkt „Nachrichteneinstellungen“ (Messaging Settings) definierst du global, was in Chats und Kanälen technisch möglich ist.

Hier triffst du die Entscheidung zwischen einer lockeren WhatsApp-Atmosphäre und einer streng regulierten Compliance-Umgebung.

1. Compliance & Kontrolle (Löschen & Bearbeiten)

Gleich oben findest du die Einstellungen, die oft Diskussionen zwischen Betriebsrat, IT und Compliance-Abteilung auslösen.

• Gesendete Nachrichten löschen / bearbeiten:
  • Das Szenario: Ein Mitarbeiter vertippt sich oder postet versehentlich etwas im falschen Chat.
  • Die Entscheidung:
    • Ein: Nutzerfreundlich. Jeder kann seinen Tippfehler korrigieren oder den „Fail“ schnell löschen.
    • Aus: Maximale Revisionssicherheit. In streng regulierten Branchen (z. B. Bankwesen) muss oft jede Nachricht dauerhaft dokumentiert bleiben.
  • Chat löschen: Dies ist eine neuere Funktion, die es Nutzern erlaubt, ganze 1:1- oder Gruppenchat-Verläufe aus ihrer Ansicht zu entfernen.
• Lesebestätigungen:
  • Hier legst du fest, ob Nutzer sehen können, wann ihre Nachricht gelesen wurde („Gelesen“-Häkchen).
  • Tipp: Du kannst dies auf „Vom Benutzer gesteuert“ setzen. So kann jeder selbst entscheiden, ob er diesen „Druck“ möchte oder nicht.

2. Kultur & Spaß (Emojis, Giphys & Memes)

Teams ist nicht nur Arbeit, es ist auch soziale Interaktion. Microsoft bietet hier viele Tools, um die Stimmung aufzulockern – aber du hast die Handbremse.

• Benutzerdefinierte Emojis (Neu!):
  • Dies ist ein recht neues Feature. Deine Nutzer können eigene Emojis hochladen (z. B. das Firmenlogo oder Insider-Witze).
  • Admin-Kontrolle: Du kannst hier steuern, ob das Feature generell aktiv ist. Wer genau hochladen oder löschen darf, regelst du allerdings detaillierter in den Nachrichtenrichtlinien.
• Giphys, Sticker & Memes:
  • Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Giphys lockern den Arbeitsalltag auf.
  • Wichtig: Achte auf die „Giphy-Inhaltsbewertung“. Stelle diese auf „Moderat“ oder „Streng“, um nicht jugendfreie Inhalte (NSFW) automatisch aus den Suchergebnissen zu filtern.

3. Features & Inklusion

Hier verstecken sich mächtige Funktionen, die die Barrierefreiheit und Produktivität steigern.

• Nachrichten übersetzen:
  • Must-Have: Wenn du international arbeitest, lass diesen Schalter unbedingt an. Er erlaubt es Nutzern, Nachrichten per Rechtsklick in ihre eigene Sprache zu übersetzen. Ein echter Gamechanger für die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg.
• Plastischer Reader (Immersive Reader):
  • Ein wichtiges Inklusions-Feature. Es kann Nachrichten vorlesen, die Textgröße ändern oder den Fokus verbessern. Lass dies aktiviert, um Kollegen mit Seh- oder Lesebeeinträchtigungen zu unterstützen.
• Sprachnachrichten & Videonachrichten:
  • Liebe es oder hasse es: Nutzer können (wie bei WhatsApp) kurze Audio- oder Videoclips aufnehmen und senden. Das ist oft schneller als Tippen, kann aber im Großraumbüro stören.

4. Sicherheit (Der unsichtbare Schutzschild)

Ganz unten auf der Seite (im Screenshot unter „Sicherheitsfeatures“) findest du Einstellungen, die du dringend prüfen solltest. Sie schützen deine Organisation vor Angriffen, die über den Chat kommen.

• Schutz vor schädlichen URLs (Safe Links):
  • Pflicht-Einstellung: Wenn aktiviert, prüft Microsoft im Hintergrund jeden Link, der im Chat gepostet wird. Klickt ein Nutzer auf eine Phishing-Seite, blockiert Teams den Zugriff sofort. Einschalten!
• Dateischutz mit Missbrauchsschutz:
  • Dieser etwas sperrige Begriff (Weaponizable File Protection) bedeutet, dass Teams Dateianhänge auf bösartige Inhalte prüft. Da Chats oft als Einfallstor für Malware genutzt werden, ist dies eine essenzielle Verteidigungslinie.

5. Viva Engage & Co.

Zum Schluss noch ein Blick auf die Vernetzung. Du findest hier Schalter wie „Viva Engage-Erfahrungen in Teams“ oder „Dateien und Loop-Links automatisch teilen“. Diese Einstellungen zielen darauf ab, Silos aufzubrechen. Wenn ihr Viva Engage (ehemals Yammer) als Enterprise Social Network nutzt, sorgt die Aktivierung hier für eine nahtlose Integration in die Teams-Oberfläche.

Fazit zu den Nachrichteneinstellungen

Hier definierst du den „Vibe“ deines Unternehmens.

• Bist du ein lockeres Start-up? Dann erlaube Giphys, Sticker, eigene Emojis und das Bearbeiten von Nachrichten.
• Bist du eine strenge Behörde? Dann wirst du bei Giphys und dem Löschen von Nachrichten eher restriktiv sein.

Für alle gilt: Die Sicherheitsfeatures (Safe Links & Dateischutz) sollten immer aktiv sein.

This post is also available in: Deutsch English